GIỚI THIỆU HỆ THỐNG iDAS HÀNH CHÍNH CÔNG

Sự cần thiết áp dụng ISO trong hành chính

Việc áp dụng hệ thống quản lý chất lượng (HTQLCL) phù hợp theo tiêu chuẩn TCVN ISO vào hoạt động của các cơ quan hành chính nhà nước được Thủ tướng Chính phủ quy định từ năm 2006 tại Quyết định số 144/2006/QĐ-TTg với phiên bản của tiêu chuẩn  TCVN ISO 9001:2000; sau đó được cập nhật, thay thế bằng tiêu chuẩn TCVN ISO 9001:2008 theo Quyết định  số 118/2009/QĐ-TTg ngày 30/9/2009 và vừa được Thủ tướng quy định tại Quyết định số 19/2014/QĐ-TTg ngày 05/3/2014, có hiệu lực từ ngày 18/5/2014. Đây là bước tiếp tục khẳng định kết quả tích cực, thiết thực của việc áp dụng HTQLCL vào quy trình quản lý, điều hành hoạt động của cơ quan hành chính nhà nước nói chung, trong xử lý hồ sơ, công việc của tổ chức, cá nhân nói riêng, nhất là trong việc tiếp nhận và giải quyết hồ sơ qua cơ chế một cửa, một cửa liên thông hiện nay.

Vậy ISO trong hành chính sẽ giúp gì được cơ quan quản lý nhà nước trong công cuộc cải cách hành chính?

Hệ thống quản lý chất lượng theo tiêu chuẩn TCVN ISO 9001 phiên bản 2000 và 2008 và đến nay tháng 9/2015 Tổ chức tiêu chuẩn hóa ban hành tiêu chuẩn mới là ISO 9001:2015(gọi tắt là ISO)  là một trong những công cụ hỗ trợ đáng kể cho việc công khai, minh bạch hóa quy trình, thủ tục giải quyết công việc theo yêu cầu của tổ chức và công dân. Cụ thể làm minh bạch cho các vấn đề sau:

Thứ nhất: Tạo ra các quá trình thực hiện công việc dịch vụ công một cách rõ ràng: Từ khâu tiếp nhận hồ sơ tại văn phòng một cửa và chuyển đến các phòng chuyên môn theo một quy trình chuẩn kèm theo tiến độ của các hạng mục hoàn thành về mặt thời gian giúp cho cơ quan quản lý nắm bắt được các công việc ách tắc tại công đoạn nào? Để giải quyết triệt để, mặt khác giúp cho người dân nắm bắt được thời gian hoàn thành hồ sơ của mình để nhận hồ sơ một cách thuận lợi và tránh được người dân trực tiếp giao dịch với phòng chuyên môn và có thể phát sinh những tiêu cực không đáng có.

Thứ hai: Hệ thống quản lý chất lượng ISO tạo cho lãnh đạo và các phòng ban chuyên môn và những cán bộ thực hiện những quy trình tài liệu rõ ràng và rành mạch để mọi người thực hiện theo đúng quy trình và từ đó tạo ra sự chuyên nghiệp trong quá trình xử lý các công việc cũng như dịch vụ công và như vậy sẽ nâng cao được chất lượng và thời gian xử lý công việc một cách nhanh chóng hơn.

Thứ ba: Hệ thống quản lý chất lượng ISO còn tạo ra sự giám sát cho lãnh đạo được thể hiện thông qua việc kiểm soát mục tiêu; đánh giá chất lượng công việc nội bộ của cả đơn vị; phòng ban chuyên môn đến từng cán bộ công chức của Tổ chức và từ đó đánh giá hiệu quả việc triển khai mục tiêu này.

Thứ tư: Hệ thống quản lý chất lượng ISO còn tạo ra cách thức xử lý những vấn đề phát sinh những vấn đề không phù hợp hoặc những phản ánh của khách hàng và cách thức xử lý để đảm bảo các vấn đề này được công khai minh bạch và mọi người nắm bắt được các yêu cầu.

Thứ năm: Hệ thống quản lý chất lượng ISO còn giúp Cơ quan hành chính khi luân chuyển cán bộ từ Cơ quan này sang cơ quan khác thì cán bộ được tiếp nhận sang mô hình mới cũng sẽ tiếp cận nhanh hơn vì đã có các quy trình nghiệp vụ và các quy trình quản lý một cách rõ ràng tránh mất thời gian cho việc nghiên cứu và học hỏi theo mô hình mới.

Thứ sáu: Hệ thống quản lý chất lượng ISO còn giúp cho lãnh đạo cơ quan hành chính cập nhật được những yêu cầu của pháp luật mới ban hành hoặc sửa đổi và điều chỉnh các quy trình thực tiễn đem lại sự công bằng cho các cán bộ thực hiện; minh bạch đối với người dân và đúng pháp luật.

Thứ bảy: Hệ thống quản lý chất lượng ISO còn giúp cho tất cả ban lãnh đạo; mọi cán bộ nhân viên … hiểu được rằng những thông tin của người dân hoặc các doanh nghiệp đó là thông tin những yêu cầu của khách hàng và phải làm thỏa mãn những nhu cầu đó theo đúng quy trình thủ tục và pháp luật nhằm đảm bảo cho mỗi người dân; doanh nghiệp nhanh chóng hoàn thành các công việc và đem lại hiệu quả tương đồng cho các cơ quan quản lý.

Khó khăn khi áp dụng ISO trong hành chính

Mặc dù lãnh đạo Đảng và nhà nước đang có sự quyết tâm rất cao trong việc áp dụng hệ thống ISO nhằm nâng cao chất lượng dịch vụ công bằng việc áp dụng hệ thống quản lý ISO này và đến nay hầu hết các tỉnh thành của cả nước đã áp dụng và đã đem lại hiệu quả tuy vậy trong quá trình áp dụng này cũng không thể tránh được các khó khăn như:

Thứ nhất: Hiện tại hầu hết các cơ quan hành chính nhà nước áp dụng đều phải thuê các đơn vị tư vấn để triển khai nhưng năng lực của các đơn vị cũng như chuyên gia tư vấn còn nhiều hạn chế như chưa nắm bắt được yêu cầu do vậy trong quá trình triển khai chưa nhận được sự quan tâm sâu sắc từ ban lãnh đạo của đơn vị áp dụng

Thứ hai: Hồ sơ; tài liệu quy trình quá nhiều dẫn đến lãnh đạo và các cán bộ ngại đọc mặt khác khi các văn bản pháp luật thay đổi phải chỉnh sửa quy trình và han hành lại chưa được tuân thủ nên nhiều lúc tài liệu quy trình vẫn nằm tại chỗ chưa phát huy được hiệu quả cao

Thứ ba: Việc thống kê phân tích tại các công đoạn cung cấp dịch vụ công cũng như công việc khác chưa được thống kê đầy đủ hoặc có nhưng chưa chính xác dẫn đến việc thống kê này ít được quan tâm từ phía lãnh đạo nên việc này triển khai mới chỉ dừng lại ở vấn đề là đáp ứng được yêu cầu tiêu chuẩn chứ chưa thật sự đem lại lợi ích cho đơn vị áp dụng

Thứ tư: Khi có sự không phù hợp phát sinh liên quan đến các phòng ban thực hiện hoặc thủ tục liên thông người thực hiện ngại viết ra đề nghị khắc phục phòng ngừa vì ngại ảnh hưởng đến mới quan hệ khác do vậy sự việc vẫn cứ để yên một chỗ mà không được xử lý một cách hiệu quả theo đúng yêu cầu

Thứ năm: Việc đánh giá thỏa mãn người dân và doanh nghiệp là những khách hàng còn chưa được chính xác như việc gửi thông tin phản hồi trực tiếp; hòm thư góp ý…. Do vậy để tránh ảnh hưởng đến sau này hầu hết người dân mặc dù không thỏa mãn nhưng vẫn đánh giá là tốt nên hiệu quả chưa đem lại như những kết quả mong muốn

Tin học hóa áp dụng ISO

“Tin học hoá hoạt động của các cơ quan nhà nước là bộ phận hữu cơ quan trọng của cải cách nền hành chính quốc gia, là nhiệm vụ thường xuyên của các cơ quan nhằm tăng cường năng lực quản lý, nâng cao năng suất, chất lượng, hiệu quả”, đó chính là kết luận của Ban Chấp hành Trung ương tại Chỉ thị số 58-CT/TW ngày 17/10/2000 về đẩy mạnh ứng dụng và phát triển công nghệ thông tin phục vụ sự nghiệp công nghiệp hoá, hiện đại hoá. 

Và chúng ta khẳng định rằng việc tin học hóa trong quản lý dịch vụ công theo hệ thống quản lý chất lượng là một việc tối quan trọng để đảm bảo hoạt động cải cách hành chính phù hợp với các tiêu chuẩn quốc tế và đem lại hiệu quả cao trong việc thỏa mãn khách hàng là người dân và doanh nghiệp mặt khác giúp cho lãnh đạo quản lý được mọi việc như mong muốn.

Hiện nay việc nâng cao cải cách hệ thống quản lý hành chính nhà nước bằng CNTT hầu hết được triển khai bởi các yêu cầu từ cơ quan quản lý nhà nước đối với đơn vị triển khai và chưa thật sự nắm rõ được các yêu cầu của hệ thống quản lý chất lượng như việc: Kiểm soát tài liệu; kiểm soát hồ sơ; đánh giá nội bộ; họp xem xét lãnh đạo; khắc phục ….. và quản lý mô hình của tổ chức từ nhân sự; quản lý công việc; quản lý; thống kê phân tích dữ liệu; quản lý rủi ro … chưa được quan tâm đúng mức mà hiện tại chỉ quan tâm nhiều đến việc thực hiện dịch vụ công nên kết quả có đem lại hiệu quả nhưng hiệu quả chưa cao như mong muốn. Mặt khác, chính sự minh bạch trong kiểm soát và giám sát mà hoạt động ứng dụng CNTT mang lại đã ít nhiều tạo áp lực cho các cơ quan HCNN bởi qua đó mọi trì trệ, ách tắc của bộ máy công quyền sẽ dễ dàng lộ diện khi có vấn đề xảy ra. Như vậy, CCHC và xây dựng hệ thống CNTT suy cho cùng đều chung một mục đích, đó là nhằm nâng cao chất lượng, hiệu quả công việc; nâng cao tính minh bạch và độ tin cậy của thông tin quản lý điều hành.

Mô hình chung áp dụng CNTT vào hệ thống quản lý hành chính nhà nước

Hệ thống nâng cao năng suất chất lượng và tích hợp các tiêu chuẩn ISO – Hệ thống iDAS hành chính công

Là một đơn vị hoạt động đúng trong lĩnh vực tư vấn các hệ thống quản lý như: ISO 9001; ISO 27001…. Trên 12 năm kinh nghiệm cùng với đội ngũ chuyên gia đánh giá có năng lực và đã triển khai đánh giá hàng trăm cơ quan quản lý nhà nước với các lĩnh vực khác nhau như: UBND Tỉnh; Huyện; Các Sở ban ngành; ngành Thuế; Kho bạc …. cùng với sự tâm huyết trong nghề nghiệp. Công ty iDAS đã triển khai xây dựng mô hình cải cách hành chính theo hướng Công nghệ thông tin với sản phẩm “ Hệ thống nâng cao năng suất chất lượng và tích hợp các tiêu chuẩn ISO” sau 05 năm nghiên cứu và phát triển đến nay hệ thống này đã hoàn thành và đưa vào vận hành.   

Hệ thống iDAS hành chính công là một hệ thống quản trị phát triển trên nền tảng công nghệ tiến tiến, và tích hợp các tiêu chuẩn ISO (ISO/IEC9001:2015, ISO/IEC27001:2013, SA 8000). Việc áp dụng hệ thống iDAS này sẽ đảm bảo việc nâng cao năng suất chất lượng; minh bạch hóa và đáp ứng được các tiêu chuẩn quốc tế phù hợp tiêu chuẩn ISO 9001 & ISO 27000.

Một số module trong hệ thống iDAS

Chúng tôi rất vui lòng mong nhận được những ý kiến phản hồi quý báu của Quý khách hàng thông qua tổng đài hỗ trợ:

1900 8956

Email hỗ trợ: support@idasonline.com

Điện thoại liên hệ:

• Trung tâm kinh doanh 1: 04.625 406 06
• Trung tâm kinh doanh 2: 04.222 507 11
• Trung tâm kinh doanh 3: 04.625 877 66
• Trung tâm kỹ thuật: 04.626 987 77

Thời gian làm việc:

• Thứ Hai đến thứ Sáu: Sáng từ 08h00' đến 12h00' - Chiều từ 13h00' đến 17h45'
• Thứ Bảy:Từ 08h00' đến 12h00'