Tin tức về ISO
Hôm nay, 27/02/2021 6:58:42 SA

"ISO điện tử" Nâng cao hiệu quả triển khai ISO cho doanh nghiệp bằng giải pháp "ISO điện tử - iDAS"

  • Ngày 23/02/2017
  • 2149 lượt xem
Ngày nay, với tốc độ phát triển công nghệ như vũ bão thì khái niệm về công nghệ thông tin không còn xa lạ với mỗi người. Chúng ta ngồi tại nhà chỉ một click chuộc lướt web là có được những thông tin một cách nhanh chóng và dễ dàng quản lý được các thông tin từ khắp nơi trên thế giới. Với công nghệ thông tin đã diễn ra như vậy, thì các doanh nghiệp hiện nay để tiến tới phát triển một cách hiện đại là một nhu cầu tất yếu của xã hội.

Vậy ISO điện tử áp dụng cho các doanh nghiệp sẽ giúp gì cho các doanh nghiệp trong công cuộc đổi mới này

Hệ thống ISO 9001 được ban hành lần đầu vào năm 1994 và đến nay qua nhiều lần thay đổi và đến nay phiên bản mới nhất là Hệ thống quản lý chất lượng ISO 9001:2015 và Hệ thống quản lý an toàn bảo mật thông tin là ISO/IEC 27001:2013…. Trên thực tế hầu hết các doanh nghiệp trong nước đều áp dụng Hệ thống ISO trên bản cứng có nghĩa là từ khâu triển khai xây dựng như: Triển khai viết tài liệu; đào tạo; cập nhật hồ sơ dữ liệu hoặc chỉnh sửa tài liệu … đều được thực hiện bằng tay và đôn đốc công việc bằng miệng hoặc bằng văn bản chỉ đạo … Việc này dẫn tới rất nhiều khó khăn trong quá trình áp dụng ISO mà tại Việt nam các doanh nghiệp thường gặp như:

Về con người

Việc đào tạo để nắm bắt và hiểu về ISO mất thời gian khá dài và người thực hiện cũng rất khó nắm bắt được các yêu cầu dẫn đến việc áp dụng và cải tiến không được thường xuyên

Một số đơn vị mặc dù các quy trình đã được ban hành nhưng việc đọc hiểu quy trình chưa được thực hiện chuẩn xác mà người làm vẫn theo ý của mình nên hệ thống này chưa được phát huy theo đúng mong muốn

Về quan điểm lãnh đạo

Một số nơi Lãnh đạo cũng không muốn đọc tài liệu và thực hiện đúng quy trình mà làm theo ý của mình dẫn đến tài liệu bản cứng để đó và chưa phát huy được tác dụng của ISO

Lãnh đạo chưa thật sự quan tâm vì còn bận nhiều việc mặt khác các thông tin cung cấp từ bên dưới vì làm bằng tay ( cộng, trừ…) nên chưa chính xác hoặc có chính xác nhưng chưa đúng theo những mong muốn của lãnh đạo nên lãnh đạo cao nhất chưa thật sự dành nhiều thời gian vào hệ thống này nên việc triển khai chưa đem lại hiệu quả

Về hệ thống quản lý

Việc ban hành tài liệu trên bản cứng hiện nay cũng là một công đoạn khó khăn như: Kiểm soát lần ban hành; chỉnh sửa tài liệu; ban hành và ban hành lại còn là một vấn đề khó khăn và phức tạp

Việc kiểm soát hồ sơ tại các công đoạn quản lý từ khâu kiểm soát các yêu cầu của khách hàng đến khi hoàn thiện sản phẩm, tần xuất kiểm tra tại các công đoạn là bao lâu? Các tiêu chí kiểm tra khi cập nhật trên bản cứng cũng dềnh lên một lượng hồ sơ đáng kể

Việc thống kê phân tích dữ liệu tại các công đoạn và tại các phòng ban và các công việc cho từng thời điểm như hàng tuần; hàng tháng; hàng quý; hàng năm …. cũng là một điểm yếu trong quá trình áp dụng ISO trên bản cứng

Chính những khó khăn này đó lại là điểm thuận lợi khi áp dụng Hệ thống ISO điện tử tại các doanh nghiệp. Khi triển khai ISO điện tử tại các doanh nghiệp ngoài không phải gặp những khó khăn nêu trên mà còn có những lợi ích thật sự như việc thống kê phân tích dữ liệu; việc truy cập được tất cả mọi nơi và điều hành theo một quy trình chuẩn… Tuy nhiên hiểu thế nào cho đúng “ISO điện tử” và ISO điện tử là thế nào? Qua bài viết này iDAS cũng muốn chia sẽ những thông tin này như sau

Hệ thống ISO điện tử là một hệ thống chạy trên phần mềm và kết nối với Internet. Khi người dùng thực hiện thì Hệ thống này phải đáp ứng được hết các yêu cầu tiêu chuẩn ISO 9001 hoặc ISO/IEC 27001 … bao gồm các phân hệ liên thông với nhau như: Phân hệ quản lý tổ chức; phân hệ quản lý nhân sự, phân hệ quản lý công việc, phân hệ quản lý tài liệu, hồ sơ, phân hệ quản lý tương tác nghiệp vụ, phân hệ quản lý sản xuất; phân hệ quản lý kho; phân hệ quản lý khách hàng …. Và có thể còn bao gồm cổng thông tin điện tử và cổng quản lý dịch vụ Online từ xa ….


Về hệ thống ISO điện tử này điểm nổi bật là: Các phân hệ này là một khối đồng nhất tức là có quá trình tương tác với nhau chứ không phải là một phân hệ riêng lẻ như hiện tại các doanh nghiệp Việt nam đang dùng chính vì điều này mới được gọi là Hệ thống ISO điện tử và với hệ thống này sẽ giúp cho các đơn vị triển khai ISO sẽ có những lợi ích sau

·         Kiểm soát được các công việc theo một hệ thống tại tất cả mọi nơi

·         Người dùng bắt buộc phải làm theo ISO theo luồng quy trình đã có quy định sẵn vì muốn làm sai quy trình cũng không được ( Trừ trường hợp đề xuất và có sự đồng ý và chỉnh sửa lại luồng quy trình)

·         Kiểm soát được mục tiêu tại các đơn vị một cách nhanh chóng cùng trách nhiệm mọi người kèm theo ( Nhất là các đơn vị có nhiều địa điểm khác nhau) thì việc áp dụng này sẽ thuận lợi

·         Các tài liệu quy định được ban hành trên hệ thống và mọi người đều có thể đọc được nếu được phân quyền một cách rõ ràng

·         Việc kiểm soát và xác nhận hồ sơ được kiểm soát tự động do vậy người dùng sẽ không mất thời gian trong quá trình cập nhật hồ sơ văn bản chứng từ

·         Việc thống kê phân tích dữ liệu tại từng thời điểm khác nhau sẽ được hệ thống tổng hợp và lưu vết nhằm đảm bảo được các yêu cầu

·         Tự động báo cáo lên lãnh đạo cao nhất các vấn đề liên quan bằng hình thức thống kê để từ đó lãnh đạo đưa ra những quyết định một cách chính xác nhất và kịp thời nhất

·         Quan trọng hơn cả là tất cả người dùng bất cứ nơi nào cũng kiểm soát được các quy trình cũng như công việc của mình một cách rõ ràng và nhanh chóng

·         …..

CNTT cũng như hệ thống ISO điện tử thực ra chỉ là công cụ, việc đầu tư mua sắm này không phải là chuyện khó nhưng quan trọng nhất việc vận hành được Hệ thống này và duy trì cải tiến để đem lại hiệu quả mới là điều quan trọng, điều này đòi hỏi các đơn vị áp dụng dần dần thay đổi thói quen làm việc bằng miệng và trên bản giấy … mà thay vào đó là sử dụng các thiết bị CNTT vào quản lý nhằm đảm bảo được giá trị cốt lõi của của Hệ thống ISO cũng như giá trị của Doanh nghiệp...

Nguyễn Duy Hiền – LA – iDAS Technology., Ltd

Giám đốc hệ thống phần mềm ISO điện tử - iDAS

Web: idasonline.com

Email: hiennd@idasonline.com

Tel: 0943.556.888



×
Tag:
KHÁCH HÀNG ĐỐI TÁC
Ý KIẾN ĐÁNH GIÁ CỦA KHÁCH HÀNG

Ông Hà Huy Luân

Trưởng ban An ninh Thông tin - Công ty TNHH Rikkei soft .

Qua quá trình tìm hiểu thông tin về các đơn vị triển khai dịch vụ tư vấn và đào tạo tiêu chuẩn ISO chúng tôi đã quyết định chọn iDAS là đối tác tư vấn và triển khai hệ thống ISO cho Rikkeisoft. Với kinh nghiệm dày dặn trong công tác tư vấn triển khai tiêu chuẩn ISO, các chuyên gia của iDAS đã giúp chúng tôi xác định được vấn đề đang tồn tại trong tổ chức, xây dựng kế hoạch và biện pháp cải tiến. Các chuyên gia của iDAS đã không chỉ nhiệt tình và sát sao trong quá trình tư vấn triển khai xây dựng hệ thống, đối với quá áp dụng và cải tiến, chúng tối cũng luôn nhận được sự hỗ trợ nhiệt tình khi gặp khó khăn và được các chuyên gia cập nhật kiến thức khi có tiêu chuẩn mới.

Ngày 11/11/2015
CHUYÊN GIA CỦA CHÚNG TÔI
Venugopal Balakrishnan

Chuyên gia tư vấn các hệ thống quản lý ISO 9001; ISO 14001; ISO 20.000; ISO/IEC 27001 ... Chuyên gia đánh giá rủi ro ISO 31000

Chi tiết >>
Phạm Tuấn Anh

Chuyên gia tư vấn các hệ thống quản lý ISO 9001; ISO 20.000; ISO/IEC 27001 ... và chuyên gia iDAS trong lĩnh vực "" Chính phủ điện tử""

Chi tiết >>
Nguyễn Duy Hiền

Tư vấn các hệ thống quản lý ISO 9001; TS 16949; ISO 14001; ISO 22000; ISO/IEC 27001; ISO 50.000 ....

Chi tiết >>
VIDEO GIỚI THIỆU VỀ IDAS
THÔNG TIN HỖ TRỢ

Chúng tôi rất vui lòng mong nhận được những ý kiến phản hồi quý báu của Quý khách hàng thông qua tổng đài hỗ trợ:

1900 8956

Email hỗ trợ: support@idasonline.com

Điện thoại liên hệ:

  • Trung tâm kinh doanh 1: 04.625 406 06
  • Trung tâm kinh doanh 2: 04.222 507 11
  • Trung tâm kinh doanh 3: 04.625 877 66
  • Trung tâm kỹ thuật: 04.626 987 77

Thời gian làm việc:

  • Thứ Hai đến thứ Sáu: Sáng từ 08h00' đến 12h00' - Chiều từ 13h00' đến 17h45'
  • Thứ Bảy:Từ 08h00' đến 12h00'