Xác định chủ thể xây dựng KPI
Chủ thể xây dựng KPI có thể là trưởng bộ phận, quản lý, các phòng, ban… Dù là ai thì cũng đều phải là người có chuyên môn cao, nắm rõ được mục tiêu, nhiệm vụ của tổ chức, dự án. Đồng thời cũng phải phải hiểu rõ về KPI là gì?
Ngoài ra để đảm bảo được tính thống nhất, hiệu quả thì cũng cần nhận được sự góp ý từ các bộ phận, cá nhân liên quan.
Xác định rõ chức năng – nhiệm vụ của các bộ phận
Khi xây dựng nên một hệ thống chỉ số KPIs cần phải xác định rõ ràng chức năng, nhiệm vụ của từng bộ phận, phòng ban, dự án…
Xác định rõ vị trí chức danh, nhiệm vụ của từng chức danh
Cần mô tả rõ ràng công việc của từng cá nhân. Nêu rõ trách nhiệm của từng chức danh một cách rõ ràng cụ thể.
Xác định chỉ số hiệu suất cốt yếu KPIs
– Chỉ số của nhóm bộ phận: Xây dựng dựa trên cơ sở của chức năng, nhiệm vụ của từng nhóm, bộ phận.
– Chỉ số các nhân: Được xây dựng dựa trên các KPIs cá nhân theo đúng yêu cầu về tiêu chí SMART.
– Xây dựng kỳ đánh giá từng chỉ tiêu cụ thể.
Xác định rõ ràng khung điểm cho kết quả
Mỗi chỉ số sẽ có mức độ điểm khác nhau, phụ thuộc vào mức độ hoàn thành công việc được đề ra.
Đo lường – Tổng kết – Điều chỉnh
Dựa trên những khung điểm kể trên, nhà quản lý, trưởng bộ phận… sẽ tổng kết lại tổng điểm cũng như đưa ra kết luận, đồng thời từ đó đưa ra những điều chỉnh phù hợp hơn.
Sử dụng công cụ SMART để xây dựng KPIs
Công cụ này không phải là những yêu cầu bắt buộc nhưng lại là những yêu cầu có tính quyết định đến việc thành công của hệ thống đánh giá theo KPI.

S – Specific – Cụ thể
M – Measurable – Có thể thống kê được
A – Achievable – Có thể đạt được
R – Realistics – Khả thi
T – Time-bound – thời hạn chi tiết
SMART được xem như là các tiêu chí để đánh giá KPI có khả năng đáp ứng mục đích của nhà quản lý hay không. Trong đó, sử dụng KPI phải bảo đảm sứ mệnh, góc nhìn & những chiến lược của tổ chức nhất quán và tính thống nhất của hệ thống quản trị chung trong công tác.
Ưu điểm & nhược điểm chung của chỉ số KPI là gì?
Dưới đây sẽ là những ưa, nhược điểm của chỉ số KPI mà các tổ chức doanh nghiệp cần nắm rõ trước khi tiến hành áp dụng chỉ số KPI.

Ưu điểm của KPI là gì?
– Chỉ số KPI giúp các doanh nghiệp dễ dàng hơn trong việc đo lường sức tăng trường so với mục tiêu một cách rõ ràng hơn, đồng thời giúp đánh giá hiệu quả công việc của nhân viên, các phòng ban.
– Việc áp dụng đúng, chính xác các chỉ số đo lường có thể giúp bạn quản lý cũng như nắm rõ được hiệu suất, hiệu quả làm việc của từng cá nhân, bộ phận, nhóm.
– KPI là chỉ số có thể lượng hóa chính bởi vậy kết quả đo lường có độ chính xác cao.
– Giúp gia tăng liên kết làm việc giữa các cá nhân, bộ phận trong cùng 1 tổ chức.
Nhược điểm của KPI là gì?
– Để có thể xây dựng được hệ thống KPI đạt được hiệu quả tốt, yêu cầu người lập KPI phải có chuyện môn cao, hiểu biết rõ về KPI là gì? từ đó mới có thể xây dựng và áp dụng 1 cách khoa học nhất.
– Hiệu quả của KPI sẽ không cao khi được áp dụng trong thời gian dài.
Vì sao áp dụng KPI tại Việt Nam lại kém hiệu quả?
Tại Việt Nam việc áp dụng KPI chưa thực sự đem lại hiểu tốt vẫn còn quá nặng về lý thuyết, để hiểu rõ hơn vì sao KPI lại kém hiểu quả ở Việt Nam, chúng ta hãy cùng đi tìm hiểu 1 số nguyên nhân cụ thể dưới đây:
Nhận thức chưa chuẩn xác: Nhiều người vẫn chưa thực sự hiểu được về chỉ số KPI là gì, chỉ coi nó như 1 chỉ số đo lường hiệu suất, mà quên mất rằng nó là 1 công cụ chiến lược mang tính hệ thống. Do vậy mà việc áp dụng cũng như triển khai chưa khoa học, hiệu quả những đến những thất bại trong việc áp dụng chỉ số KPI.
Coi KPI như 1 thứ hệ thống giám sát bản thân: Với người lao động họ vẫn lầm hiểu KPIs như một hệ thống giám sát mình thay vì coi nó là công cụ giúp mình theo dõi hiệu suất công việc của mình từ đó giúp cải tiến tốt hơn trong công việc.
Hiện nay chỉ số KPIs được sử dụng nhiều nhất cho chiến dịch Marketing online, đo lường hiệu quả theo từng kênh triển khai. Cho dù doanh nghiệp tự thực hiện hay thuê một nhà cung cấp dịch vụ Marketing thực hiện chiến dịch thì cũng cần phải xây dựng ngay từ ban đầu các chỉ số này để đánh giá. Hiểu được KPI là gì dựa trên các con số thực tế, hiệu quả thực tế sẽ giúp bạn kiểm soát chặt chẽ hơn công việc kinh doanh của mình.
Ý KIẾN ĐÁNH GIÁ CỦA KHÁCH HÀNG
Ông Hà Huy Luân
Trưởng ban An ninh Thông tin - Công ty TNHH Rikkei soft .
“Qua quá trình tìm hiểu thông tin về các đơn vị triển khai dịch vụ tư vấn và đào tạo tiêu chuẩn ISO chúng tôi đã quyết định chọn iDAS là đối tác tư vấn và triển khai hệ thống ISO cho Rikkeisoft. Với kinh nghiệm dày dặn trong công tác tư vấn triển khai tiêu chuẩn ISO, các chuyên gia của iDAS đã giúp chúng tôi xác định được vấn đề đang tồn tại trong tổ chức, xây dựng kế hoạch và biện pháp cải tiến. Các chuyên gia của iDAS đã không chỉ nhiệt tình và sát sao trong quá trình tư vấn triển khai xây dựng hệ thống, đối với quá áp dụng và cải tiến, chúng tối cũng luôn nhận được sự hỗ trợ nhiệt tình khi gặp khó khăn và được các chuyên gia cập nhật kiến thức khi có tiêu chuẩn mới.”
Ngày 11/11/2015
Xem thêm