Vậy ISO trong hành chính sẽ giúp gì được cơ quan quản lý nhà nước trong công cuộc cải cách hành chính?
Hệ thống quản lý chất lượng theo phù hợp tiêu chuẩn TCVN ISO 9001 phiên bản 2000 và 2008 hiện nay là phiên bản cũ, tháng 9/2015 Tổ chức tiêu chuẩn hóa ban hành tiêu chuẩn mới là ISO 9001:2015 là một trong những công cụ hỗ trợ đáng kể cho việc công khai, minh bạch hóa quy trình, thủ tục giải quyết công việc theo yêu cầu của tổ chức và công dân. Cụ thể làm minh bạch cho các vấn đề sau
Thứ nhất: Tạo ra các quá trình thực hiện công việc dịch vụ công một cách rõ ràng: Từ khâu tiếp nhận hồ sơ tại văn phòng một cửa và chuyển đến các phòng chuyên môn theo một quy trình chuẩn kèm theo tiến độ của các hạng mục hoàn thành về mặt thời gian giúp cho cơ quan quản lý nắm bắt được các công việc ách tắc tại công đoạn nào? Để giải quyết triệt để, mặt khác giúp cho người dân nắm bắt được thời gian hoàn thành hồ sơ của mình để nhận hồ sơ một cách thuận lợi và tránh được người dân trực tiếp giao dịch với phòng chuyên môn và có thể phát sinh những tiêu cực không đáng có
Thứ hai: Hệ thống quản lý chất lượng ISO tạo cho lãnh đạo và các phòng ban chuyên môn và những cán bộ thực hiện những quy trình tài liệu rõ ràng và rành mạch để mọi người thực hiện theo đúng trình tự và từ đó tạo ra sự chuyên nghiệp trong quá trình xử lý các công việc cũng như dịch vụ công do vậy sẽ nâng cao được chất lượng và thời gian xử lý công việc một cách nhanh chóng nhất
Thứ ba: Hệ thống quản lý chất lượng ISO còn tạo ra cơ chế giám sát cho lãnh đạo được thể hiện thông qua việc kiểm soát mục tiêu; đánh giá chất lượng công việc nội bộ của toàn bộ tổ chức từ ban lãnh đạo đến các phòng ban chuyên môn và từng cán bộ công chức của Tổ chức và từ đó đánh giá hiệu quả việc triển khai mục tiêu này
Thứ tư: Hệ thống quản lý chất lượng ISO còn tạo ra cách thức xử lý những vấn đề phát sinh những vấn đề không phù hợp hoặc những phản ánh của khách hàng để từ đó có cách thức xử lý và công bố để hướng đến các vấn đề này được công khai minh bạch
Thứ năm: Hệ thống quản lý chất lượng ISO còn giúp Cơ quan hành chính khi luân chuyển cán bộ từ Cơ quan này sang cơ quan khác thì cán bộ được tiếp nhận sang mô hình mới cũng sẽ tiếp cận nhanh hơn vì đã có các quy trình nghiệp vụ và các quy trình quản lý một cách rõ ràng tránh mất thời gian cho việc nghiên cứu và học hỏi theo mô hình mới
Thứ sáu: Hệ thống quản lý chất lượng ISO còn giúp cho lãnh đạo cơ quan hành chính cập nhật được những yêu cầu của pháp luật mới ban hành hoặc sửa đổi và điều chỉnh các quy trình thực tiễn đem lại sự công bằng cho các cán bộ thực hiện; minh bạch đối với người dân và đúng pháp luật
Thứ bảy: Hệ thống quản lý chất lượng ISO còn giúp cho tất cả ban lãnh đạo; mọi cán bộ công chức; viên chức… hiểu được rằng “người dân hoặc doanh nghiệp” đó là “khách hàng” và mình phải làm thỏa mãn những nhu cầu đó theo đúng quy trình thủ tục và pháp luật để đảm bảo cho mỗi người dân; doanh nghiệp nhanh chóng hoàn thành các công việc và đem lại hiệu quả tương đồng cho các cơ quan quản lý
Tuy vậy hiện nay việc áp dụng ISO trong hành chính ngoài những thuận lợi cũng còn gặp nhiều khó khăn như
Mặc dù lãnh đạo Đảng và nhà nước đang có sự quyết tâm rất cao trong việc áp dụng hệ thống ISO nhằm nâng cao chất lượng dịch vụ công và đến nay hầu hết các tỉnh thành của cả nước đã áp dụng và đã đem lại hiệu quả tuy vậy trong quá trình áp dụng này cũng không thể tránh được các khó khăn như
Thứ nhất: Hiện tại hầu hết các cơ quan hành chính nhà nước áp dụng đều phải thuê các đơn vị tư vấn để triển khai nhưng năng lực của các đơn vị cũng như chuyên gia tư vấn còn nhiều hạn chế như chưa nắm bắt được yêu cầu dịch vụ công do vậy trong quá trình triển khai chưa nhận được sự quan tâm sâu sắc từ ban lãnh đạo của đơn vị áp dụng
Thứ hai: Hồ sơ; tài liệu quy trình quá nhiều dẫn đến lãnh đạo và các cán bộ ngại đọc mặt khác khi các văn bản pháp luật hoặc tiêu chuẩn thay đổi phải chỉnh sửa lại quy trình và ban hành lại chưa được tuân thủ nên nhiều lúc tài liệu quy trình vẫn nằm tại chỗ chưa phát huy được hiệu quả cao
Thứ ba: Việc thống kê phân tích tại các công đoạn cung cấp dịch vụ công cũng như công việc khác trong hệ thống chưa được thống kê đầy đủ hoặc có nhưng chưa chính xác dẫn đến việc thống kê này ít được quan tâm từ phía lãnh đạo dẫn đến việc triển khai chỉ dừng lại ở vấn đề là đáp ứng được yêu cầu tiêu chuẩn chứ chưa thật sự đem lại lợi ích cho đơn vị áp dụng
Thứ tư: Khi có sự không phù hợp phát sinh liên quan đến các phòng ban thực hiện hoặc thủ tục liên thông người thực hiện ngại viết ra đề nghị khắc phục phòng ngừa vì ngại ảnh hưởng đến mới quan hệ khác nên vấn đề không phù hợp vẫn để yên một chỗ mà không được xử lý một cách hiệu quả theo đúng yêu cầu
Thứ năm: Việc đánh giá thỏa mãn khách hàng là người dân và doanh nghiệp hiện nay còn chưa được chính xác như việc gửi thông tin phản hồi trực tiếp; hòm thư góp ý…. hầu hết người dân không thỏa mãn nhưng vẫn đánh giá là tốt nên hiệu quả chưa đem lại như những kết quả mong muốn
Và có thể nói còn một số cơ quan hành chính nhà nước hiện chưa thực hiện tốt và chưa thực sự phát huy hết hiệu quả của việc áp dụng HTQLCL theo tiêu chuẩn ISO và từ đó dẫn đến tình trạng vẫn còn có một số cơ quan, đơn vị, bộ phận cán bộ, công chức, viên chức ở một số công việc đang rất ngại thực hiện các quy trình; cơ chế một cửa, một cửa liên thông hay áp dụng HTQLCL theo tiêu chuẩn TCVN ISO: một phần là do công việc chuyên môn phức tạp; mối quan hệ phối hợp chưa tốt; sự liên kết của HTQLCL theo tiêu chuẩn ISO giữa cơ quan này với cơ quan khác trong liên thông chưa chặt chẽ; Mặt khác, cũng phải thừa nhận là bản thân lãnh đạo và cán bộ, công chức đó chưa muốn bị ràng buộc cụ thể về mặt trách nhiệm cá nhân trong thực thi nhiệm vụ, công việc theo các quy trình và vô tình đã làm giảm đi trách nhiệm của mình đối với công việc của tổ chức, cá nhân và đối với người dân./.
Vậy làm gì để áp dụng ISO trong cải cách hành chính đem lại hiệu quả cao nhất
Hiện nay tin học hoá hoạt động của các cơ quan nhà nước là bộ phận hữu cơ quan trọng của cải cách nền hành chính quốc gia, là nhiệm vụ thường xuyên của các cơ quan nhằm tăng cường năng lực quản lý, nâng cao năng suất, chất lượng, hiệu quả”, đó chính là kết luận của Ban Chấp hành Trung ương tại Chỉ thị số 58-CT/TW ngày 17/10/2000 về đẩy mạnh ứng dụng và phát triển công nghệ thông tin phục vụ sự nghiệp công nghiệp hoá, hiện đại hoá
Và chúng ta khẳng định rằng việc tin học hóa trong quản lý dịch vụ công theo hệ thống quản lý chất lượng là một việc tối quan trọng để đảm bảo hoạt động cải cách hành chính phù hợp với các tiêu chuẩn quốc tế và đem lại hiệu quả cao trong việc thỏa mãn khách hàng là người dân và doanh nghiệp mặt khác giúp cho lãnh đạo quản lý được mọi việc như mong muốn.
Việc áp dụng CNTT vào cải cách hành chính đem lại hiệu quả cao hầu như cơ quan nào cũng biết nhưng lý do tại sao việc áp dụng này chưa được như mong muốn?
Hiện nay việc nâng cao cải cách hệ thống quản lý hành chính nhà nước bằng tin học hóa đã được triển khai một số tỉnh thành nhưng thực tế đơn vị triển khai chưa thật sự nắm rõ được các yêu cầu của hệ thống quản lý chất lượng TCVN ISO như việc: Kiểm soát tài liệu; kiểm soát hồ sơ; đánh giá nội bộ; họp xem xét lãnh đạo; khắc phục ….. và quản lý mô hình của tổ chức từ nhân sự; quản lý công việc; quản lý; thống kê phân tích dữ liệu; quản lý rủi ro … nhất là việc tích hợp các chuỗi hoạt động này thành một hệ thống quản lý mà hiện tại chỉ quan tâm nhiều đến việc thực hiện dịch vụ công nên kết quả có đem lại hiệu quả nhưng hiệu quả chưa cao như mong muốn
Mặt khác, chính sự minh bạch trong kiểm soát và giám sát mà hoạt động ứng dụng tin học hóa mang lại đã ít nhiều tạo áp lực cho các cơ quan HCNN bởi qua đó mọi trì trệ, ách tắc của bộ máy công quyền sẽ dễ dàng lộ diện khi có vấn đề xảy ra nên việc áp dụng này vẫn còn bỏ ngỏ chưa mang tính hiệu lực
Trước những thực trạng đó - Giải pháp ” Nâng cao năng suất chất lượng và tích hợp các tiêu chuẩn ISO” mang nhãn hiệu iDAS ra đời
Là một đơn vị hoạt động đúng trong lĩnh vực tư vấn các hệ thống quản lý như: ISO 9001; ISO 14001; ISO 27001…. Trên 12 năm kinh nghiệm cùng với đội ngũ chuyên gia đánh giá có năng lực và đã triển khai đánh giá hàng trăm cơ quan quản lý nhà nước với các lĩnh vực khác nhau như: UBND Tỉnh; Huyện; Các Sở ban ngành; ngành Thuế; Kho bạc …. cùng với sự tâm huyết trong nghề nghiệp. Công ty iDAS đã triển khai xây dựng mô hình cải cách hành chính theo hướng Công nghệ thông tin với sản phẩm “ Hệ thống nâng cao năng suất chất lượng và tích hợp các tiêu chuẩn ISO” sau 05 năm nghiên cứu và phát triển đến nay hệ thống này đã hoàn thành và đưa vào vận hành
Việc áp dụng hệ thống iDAS này sẽ đảm bảo việc nâng cao năng suất chất lượng; minh bạch hóa và đáp ứng được các tiêu chuẩn quốc tế phù hợp tiêu chuẩn ISO 9001 & ISO 27001 nhất là các hoạt động ISO được tích hợp chung thành một hệ thống cụ thể như sau.
Các lợi ích mang lại khi áp dụng Hệ thống iDAS như sau: Phù hợp với các tiêu chuẩn quốc tế và nâng cao năng suất chất lượng và minh bạch hóa các thủ tục cụ thể
Đối với ban lãnh đạo:
· iDAS sẽ chuẩn hóa cơ cấu tổ chức và có thể thay đổi cơ cấu tổ chức chức danh khi có yêu cầu của các văn bản luật; kiểm soát được các hồ sơ cán bộ công chức; đánh giá cán bộ công chức thực hiện trong các công việc một cách chuẩn hóa
· iDAS quản lý được các tài liệu nội bộ của tổ chức; tài liệu bên ngoài; hồ sơ thực hiện và kiểm soát được các tài liệu có hiệu lực mới nhất và các tài liệu lỗi thời
· iDAS quản lý được mục tiêu cho từng cấp độ của cơ quan hành chính và đánh giá nội bộ cùng với việc kiểm soát được các điểm không phù hợp theo dõi sự không phù hợp một cách chặt chẽ và đúng chuyên môn
· iDAS quản lý toàn bộ hoạt động xem xét của lãnh đạo của cơ quan; lãnh đạo phòng và kiểm soát được những công việc phát sinh trong các cuộc họp
Đối với hệ thống cơ quan hành chính nhà nước áp dụng hệ thống iDAS
· iDAS quản lý được các công việc tiếp nhận công văn chỉ đạo và xử lý văn bản chỉ đạo của các cơ quan quản lý nhà nước; người dân; doanh nghiệp … khi tiếp nhận
· iDAS quản lý được việc chuyển văn bản đi và theo dõi được việc xử lý văn bản đi hoặc văn bản nội bộ của đơn vị áp dụng
· iDAS quản lý được quá trình xử lý các dịch vụ công: Từ văn phòng một cửa đến khi xử lý các công việc tiếp theo; phân bổ được thời gian thực hiện đến khi khách hàng tiếp nhận các hồ sơ này cùng với việc đánh giá thỏa mãn của khách hàng về dịch vụ công
· iDAS sẽ thống kê báo cáo bằng các biểu đồ trực quan để lãnh đạo đưa ra quyết định chuẩn xác nhất
· Khách hàng là công dân hoặc doanh nghiệp có thể nắm bắt được hồ sơ của họ đang ở công đoạn nào và khi hồ sơ hoàn thiện hệ thống tự báo lại với khách hàng và so sánh với các yêu cầu luật định để đảm bảo rõ ràng
Đối với các cán bộ công chức thực hiện trên hệ thống iDAS
· Hệ thống iDAS trực quan dễ sử dụng nhưng cung cấp đầy đủ thông tin nhất
· Người sử dụng xem xét và thực hiện dễ dàng các công việc được giao
· Người sử dụng sẽ tự kiểm tra đánh giá được công việc của mình cùng với các hồ sơ sẵn có trong hệ thống
· Người sử dụng dễ ràng xem được các quy trình; tài liệu mới nhất có hiệu lực cao nhất trong hệ thống để thực hiện
Cung cấp thông tin đối với Ban lãnh đạo và các cán bộ công chức
· iDAS xây dựng và phân loại các tiêu chí cho từng cấp độ và hạng mục công việc
· iDAS xác định phương pháp đánh giá và thiết lập các tham số, công thức đánh giá.
· iDAS xây dựng kế hoạch đánh giá và theo dõi giám sát thực hiện.
· iDAS tự động xây dựng form mẫu
· iDAS tự động tổng hợp, thống kê dữ liệu và đưa ra báo cáo cho từng kế hoạch đánh giá.
· iDAS cho phép lọc, tìm kiếm nhanh chóng các kế hoạch đánh giá dựa trên các dữ liệu quản lý.
· iDAS tổng hợp và kết xuất kết quả phân tích sinh động (đồ họa, biểu đồ, bảng xếp hạng Pareto) phù hợp với nhu cầu của phân tích số liệu và đưa ra quyết định.
· iDAS nhanh chóng kết xuất các thống kê, báo cáo và chuyển đổi sang nhiều dạng khác nhau (words, excel, pdf, images..).
· iDAS còn rất nhiều tính năng và Modules khác sẽ giúp cơ quan hành chính nhà nước ở bất cứ nơi bào cũng có thể xem và điều hành công việc của mình. Mặt khác đối với khách hàng là công dân hoặc doanh nghiệp cũng có thể xem được hồ sơ mình tại công đoạn nào để thuận lợi cho quá trình nâng cao chất lượng dịch vụ công và đáp ứng được quá trình công khai và minh bạch hóa các thủ tục hành chính nhà nước.
CNTT cũng như hệ thống iDAS thực ra chỉ là công cụ, việc đầu tư mua sắm công nghệ là đơn giản và có thể dễ thực hiện; việc vận hành được công nghệ để khai thác hiệu quả hoạt động hành chính của cơ quan nhà nước mới là quan trọng; điều này đòi hỏi phải không ngừng nâng cao chất lượng đội ngũ CBCC, viên chức; nghĩa là không ngừng cải cách hành chính và cốt lõi của cải cách hành chính đó chính là thông tin, quy trình, con người...
Từ những yếu tố trên, với sự tận tâm, tâm huyết với nghề của toàn bộ cán bộ nhân viên của iDAS chúng tôi sẽ không ngừng học hỏi trao dồi kiến thưc để Hệ thống iDAS liên tục cải tiến và dần dần trở thành công cụ hiệu quả cao nhất trong việc nâng cao cải cách hành chính tại các đơn vị quản lý Hành chính nhà nước và tại Thành phố Hồ Chí Minh.
Nguyễn Duy Hiền – LA – iDAS Technology., Ltd
Web: idasonline.com
Email: hiennd@idasonline.com
Tel: 0943.556.888
iDAS - Giới thiệu dịch vụ công trực tuyến và Hệ thống ISO điện tử
