Tìm hiểu thêm
Giới thiệu Hệ thống quản lý văn bản (i-Office)
Quản lý văn bản điện tử (i-Office) của idas là một sản phẩm đã được đăng ký bản quyền với thương hiệu i-Office, và đó là một phần quan trọng trong việc tổ chức và duy trì thông tin của một tổ chức hoặc doanh nghiệp. Điều này bao gồm việc quản lý văn bản đi, quản lý văn bản đến và giao nhiệm vụ thực hiện văn bản, lưu trữ, quản lý, tìm kiếm và chia sẻ văn bản điện tử một cách hiệu quả. Dưới đây là một số cách để quản lý văn bản điện tử:
-
Hệ thống quản lý tài liệu (DMS): Sử dụng phần mềm DMS để tổ chức và lưu trữ văn bản điện tử. DMS cho phép tạo thư mục, phân loại tài liệu, thiết lập quyền truy cập và quản lý luồng quy trình nghiệp vụ văn bản đi đến để đảm bảo tuân thủ yêu cầu luật định và doanh nghiệp.
-
Tích hợp hệ thống quản lý nội dung (CMS): Tích hợp CMS vào hệ thống của bạn giúp quản lý tài liệu một cách nhất quán nếu bạn quản lý nhiều loại nội dung trên trang web hoặc các nền tảng trực tuyến khác.
-
Sử dụng hệ thống phân loại và gắn nhãn: Gắn nhãn và phân loại tài liệu giúp dễ dàng tìm kiếm và lấy lại tài liệu khi cần thiết, có thể thực hiện bằng cách sử dụng từ khóa, thẻ hoặc danh mục.
-
Tạo quy trình làm việc: Xác định các quy trình cho việc tạo, duyệt và phê duyệt văn bản để đảm bảo tính nhất quán và kiểm soát chặt chẽ.
-
Sao lưu và bảo vệ dữ liệu: Đảm bảo dữ liệu được sao lưu định kỳ và bảo vệ an toàn để tránh mất mát thông tin quan trọng.
-
Tích hợp công nghệ AI và tự động hóa: Sử dụng công nghệ AI để tự động phân loại, gắn nhãn và quản lý tài liệu, giúp tiết kiệm thời gian và tăng hiệu quả.
-
Đào tạo nhân viên: Đào tạo nhân viên về các quy trình và công cụ quản lý văn bản điện tử để đảm bảo tuân thủ các quy định và quy trình.
Quản lý văn bản điện tử đòi hỏi sự cẩn thận và kỹ lưỡng để đảm bảo dữ liệu được tổ chức và bảo vệ một cách hiệu quả.
II./. Nguyên tắc quản lý tài liệu điện tử và các nội dung cần thực hiện
Nguyên tắc quản lý tài liệu điện tử mà cơ quan, tổ chức, doanh nghiệp cần tuân thủ đặt ra nhiều vấn đề thách thức và cấp thiết đối với các đơn vị thực hiện lưu trữ. Để tài liệu điện tử được tổ chức, sắp xếp và chuyển giao đúng quy trình thì mới đảm bảo được tính pháp lý của các văn bản điện tửi .
1. Tài liệu điện tử là gì?
Căn cứ vào Điều 13 của Luật lưu trữ quy định về quản lý tài liệu lưu trữ điện tử, tài liệu lưu trữ điện tử là các tài liệu được tạo lập ở dạng thông điệp dữ liệu hình thành trong quá trình hoạt động của cơ quan, tổ chức, cá nhân được lựa chọn để lưu trữ hoặc được số hóa từ tài liệu lưu trữ trên các vật mang tin khác.
Quản lý văn bản điện tử và hồ sơ điện tử là kiểm soát mọi tác động vào văn bản, hồ sơ, tài liệu điện tử trong suốt văn bản của tài liệu, bao gồm các nghiệp vụ như: Tạo lập, chuyển giao, giải quyết, bảo quản, lưu trữ, sử dụng, hủy văn bản, hồ sơ và tài liệu điện tử.
2. Nguyên tắc quản lý văn bản điện tử
Căn cứ theo nội dung quy định tại Chương II và Chương III của Thông tư số 01/2019/TT-BNV do Bộ Nội Vụ ban hành, quản lý văn bản điện tử được phân chia thành văn bản đến và văn bản đi.
Nguyên tắc quản lý văn bản điện tử đi:
- Toàn bộ văn bản điện tử đi cần phải được đăng ký đầy đủ vào hệ thống.
- Mỗi văn bản điện tử được xác định bằng một số văn bản và số này là duy nhất trong hệ thống quản lý văn bản điện tử của cơ quan, tổ chức.
- Văn bản điện tử đi cần được xác nhận gửi đến đúng địa chỉ của cơ quan, tổ chức, cá nhân có chức năng và thẩm quyền giải quyết.
- Đảm bảo tính toàn vẹn của văn bản trong môi trường mạng.
- Thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản điện tử cần tuân theo các quy định tại Nghị định 24/2016/NĐ-CP và Điều 12, 13 của Thông tư số 01/2019/TT-BNV.
Theo Điều 4, Chương II của Thông tư số 01/2019/TT-BNV, nguyên tắc quản lý văn bản điện tử đến:
- Toàn bộ văn bản điện tử đến cần phải được đăng ký đầy đủ vào hệ thống.
- Mỗi văn bản điện tử đến được xác định bằng một số văn bản và số này là duy nhất trong hệ thống quản lý văn bản điện tử của cơ quan, tổ chức.
- Xác nhận văn bản điện tử đến đúng địa chỉ.
- Xác định đúng thẩm quyền, chức năng xử lý văn bản điện tử đến của cơ quan, tổ chức tiếp nhận văn bản.
- Văn bản điện tử đến cần được giải quyết kịp thời, đúng thời hạn quy định.
3. Nội dung quản lý tài liệu điện tử
Cũng theo Chương II và Chương III của Thông tư số 01/2019/TT-BNV do Bộ Nội Vụ ban hành, quy trình quản lý văn bản điện tử đến gồm:
- Tiếp nhận văn bản điện tử đến.
- Đăng ký và số hóa văn bản điện tử đến.
- Trình và chuyển giao văn bản điện tử đến trong hệ thống.
- Giải quyết văn bản điện tử đến trong hệ thống.
Quy trình quản lý văn bản điện tử đi bao gồm:
- Soạn thảo và kiểm tra nội dung, thể thức, kỹ thuật trình bày văn bản điện tử đi.
- Ban hành và phát hành văn bản điện tử đi.