Hệ thống quản lý văn bản (i-Office)

Công Ty TNHH Tư Vấn Chất Lượng và Phát Triển Công Nghệ Công Ty TNHH Tư Vấn Chất Lượng và Phát Triển Công Nghệ
Tiếng Việt English Japanese
Hệ thống quản lý văn bản (i-Office)
Hệ thống quản lý văn bản (i-Office)
Quản lý văn bản điện tử (i-Ofice) của idas là một sản phẩm đã được đăng ký bản quyền với thương hiệu i-Office là một phần quan trọng trong việc tổ chức và duy trì thông tin của một tổ chức hoặc doanh nghiệp. Điều này bao gồm việc quản lý văn bản đi; quản lý văn bản đến và giao nhiệm vụ thực hiện văn bản; lưu trữ, quản lý, tìm kiếm và chia sẻ văn bản điện tử một cách hiệu quả. Dưới đây là một số cách để quản lý văn bản điện tử
Tìm hiểu thêm

Giới thiệu Hệ thống quản lý văn bản (i-Office)

Quản lý văn bản điện tử (i-Office) của idas là một sản phẩm đã được đăng ký bản quyền với thương hiệu i-Office, và đó là một phần quan trọng trong việc tổ chức và duy trì thông tin của một tổ chức hoặc doanh nghiệp. Điều này bao gồm việc quản lý văn bản đi, quản lý văn bản đến và giao nhiệm vụ thực hiện văn bản, lưu trữ, quản lý, tìm kiếm và chia sẻ văn bản điện tử một cách hiệu quả. Dưới đây là một số cách để quản lý văn bản điện tử:

  1. Hệ thống quản lý tài liệu (DMS): Sử dụng phần mềm DMS để tổ chức và lưu trữ văn bản điện tử. DMS cho phép tạo thư mục, phân loại tài liệu, thiết lập quyền truy cập và quản lý luồng quy trình nghiệp vụ văn bản đi đến để đảm bảo tuân thủ yêu cầu luật định và doanh nghiệp.

  2. Tích hợp hệ thống quản lý nội dung (CMS): Tích hợp CMS vào hệ thống của bạn giúp quản lý tài liệu một cách nhất quán nếu bạn quản lý nhiều loại nội dung trên trang web hoặc các nền tảng trực tuyến khác.

  3. Sử dụng hệ thống phân loại và gắn nhãn: Gắn nhãn và phân loại tài liệu giúp dễ dàng tìm kiếm và lấy lại tài liệu khi cần thiết, có thể thực hiện bằng cách sử dụng từ khóa, thẻ hoặc danh mục.

  4. Tạo quy trình làm việc: Xác định các quy trình cho việc tạo, duyệt và phê duyệt văn bản để đảm bảo tính nhất quán và kiểm soát chặt chẽ.

  5. Sao lưu và bảo vệ dữ liệu: Đảm bảo dữ liệu được sao lưu định kỳ và bảo vệ an toàn để tránh mất mát thông tin quan trọng.

  6. Tích hợp công nghệ AI và tự động hóa: Sử dụng công nghệ AI để tự động phân loại, gắn nhãn và quản lý tài liệu, giúp tiết kiệm thời gian và tăng hiệu quả.

  7. Đào tạo nhân viên: Đào tạo nhân viên về các quy trình và công cụ quản lý văn bản điện tử để đảm bảo tuân thủ các quy định và quy trình.

Quản lý văn bản điện tử đòi hỏi sự cẩn thận và kỹ lưỡng để đảm bảo dữ liệu được tổ chức và bảo vệ một cách hiệu quả.

II./. Nguyên tắc quản lý tài liệu điện tử và các nội dung cần thực hiện

Nguyên tắc quản lý tài liệu điện tử mà cơ quan, tổ chức, doanh nghiệp cần tuân thủ đặt ra nhiều vấn đề thách thức và cấp thiết đối với các đơn vị thực hiện lưu trữ. Để tài liệu điện tử được tổ chức, sắp xếp và chuyển giao đúng quy trình thì mới đảm bảo được tính pháp lý của các văn bản điện tửi .

1. Tài liệu điện tử là gì?

Căn cứ vào Điều 13 của Luật lưu trữ quy định về quản lý tài liệu lưu trữ điện tử, tài liệu lưu trữ điện tử là các tài liệu được tạo lập ở dạng thông điệp dữ liệu hình thành trong quá trình hoạt động của cơ quan, tổ chức, cá nhân được lựa chọn để lưu trữ hoặc được số hóa từ tài liệu lưu trữ trên các vật mang tin khác.

Quản lý văn bản điện tử và hồ sơ điện tử là kiểm soát mọi tác động vào văn bản, hồ sơ, tài liệu điện tử trong suốt văn bản của tài liệu, bao gồm các nghiệp vụ như: Tạo lập, chuyển giao, giải quyết, bảo quản, lưu trữ, sử dụng, hủy văn bản, hồ sơ và tài liệu điện tử.

2. Nguyên tắc quản lý văn bản điện tử

Căn cứ theo nội dung quy định tại Chương II và Chương III của Thông tư số 01/2019/TT-BNV do Bộ Nội Vụ ban hành, quản lý văn bản điện tử được phân chia thành văn bản đến và văn bản đi.

Nguyên tắc quản lý văn bản điện tử đi:

  • Toàn bộ văn bản điện tử đi cần phải được đăng ký đầy đủ vào hệ thống.
  • Mỗi văn bản điện tử được xác định bằng một số văn bản và số này là duy nhất trong hệ thống quản lý văn bản điện tử của cơ quan, tổ chức.
  • Văn bản điện tử đi cần được xác nhận gửi đến đúng địa chỉ của cơ quan, tổ chức, cá nhân có chức năng và thẩm quyền giải quyết.
  • Đảm bảo tính toàn vẹn của văn bản trong môi trường mạng.
  • Thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản điện tử cần tuân theo các quy định tại Nghị định 24/2016/NĐ-CP và Điều 12, 13 của Thông tư số 01/2019/TT-BNV.

Theo Điều 4, Chương II của Thông tư số 01/2019/TT-BNV, nguyên tắc quản lý văn bản điện tử đến:

  • Toàn bộ văn bản điện tử đến cần phải được đăng ký đầy đủ vào hệ thống.
  • Mỗi văn bản điện tử đến được xác định bằng một số văn bản và số này là duy nhất trong hệ thống quản lý văn bản điện tử của cơ quan, tổ chức.
  • Xác nhận văn bản điện tử đến đúng địa chỉ.
  • Xác định đúng thẩm quyền, chức năng xử lý văn bản điện tử đến của cơ quan, tổ chức tiếp nhận văn bản.
  • Văn bản điện tử đến cần được giải quyết kịp thời, đúng thời hạn quy định.

3. Nội dung quản lý tài liệu điện tử

Cũng theo Chương II và Chương III của Thông tư số 01/2019/TT-BNV do Bộ Nội Vụ ban hành, quy trình quản lý văn bản điện tử đến gồm:

  • Tiếp nhận văn bản điện tử đến.
  • Đăng ký và số hóa văn bản điện tử đến.
  • Trình và chuyển giao văn bản điện tử đến trong hệ thống.
  • Giải quyết văn bản điện tử đến trong hệ thống.

Quy trình quản lý văn bản điện tử đi bao gồm:

  • Soạn thảo và kiểm tra nội dung, thể thức, kỹ thuật trình bày văn bản điện tử đi.
  • Ban hành và phát hành văn bản điện tử đi.

 

Giới thiệu tổng quan

Danh Sách các Module

01 Module quản lý cơ cấu tổ chức (idas-ORG)

Module quản lý cơ cấu tổ chức (i-ORG) là một sản phẩm đã được idas đăng ký và có bản quyền sản phẩm, việc cung cấp một nền tảng linh hoạt và tự động hóa cho việc thiết lập, quản lý và theo dõi cơ cấu, cấu trúc một tổ chức theo đúng tiêu chuẩn quốc tế ISO đã ban hành và đảm bảo 100% dữ liệu được triển khai trên môi trường số
Tìm hiểu thêmTìm hiểu thêm

02 Module quản lý nhân sự (i-HRM)

Module quản lý nhân sự của idas (i-HRM) là một sản phẩm đã được idas đăng ký và có bản quyền sản phẩm, việc cung cấp một nền tảng linh hoạt và tự động hóa cho việc thiết lập, quản lý và theo dõi thông tin nhân sự trong tổ chức theo đúng tiêu chuẩn quốc tế ISO đã ban hành và đảm bảo 100% dữ liệu được triển khai trên môi trường số
Tìm hiểu thêmTìm hiểu thêm

03 Module quản lý hồ sơ (i-REC)

Module quản lý hồ sơ (i-REC) do idas phát triển đảm bảo phù hợp theo các yêu cầu tiêu chuẩn ISO trong đó bao gồm các tính năng như: Quản lý hồ sơ của các đơn vị, phòng ban .... phân loại hồ sơ; quản lý thời gian lưu trữ hồ sơ; hủy hồ sơ; phân quyền hồ sơ truy cập ; quản lý hồ sơ ở các cấp độ mật đối với hệ thống ATTT theo ISO/IEC 27001....
Tìm hiểu thêmTìm hiểu thêm

04 Module quản lý công việc (i-WORK)

Module quản lý công việc (i-WORK) được idas thiết kế theo mô hình kiểm soát các công việc của Tổ chức trong đó một phần quản lý theo hệ thống vận hành ISO điện tử nhằm đảm bảo cho người sử dụng không những kiểm soát được công việc theo nhiệm vụ được phân công mà còn quản lý được các công việc thực hiện theo hệ thống ISO quy định
Tìm hiểu thêmTìm hiểu thêm

05 Module quản lý văn bản đi, đến ( i-Office)

Quản lý văn bản điện tử (i-Ofice) của idas là một sản phẩm đã được đăng ký bản quyền với thương hiệu i-Office là một phần quan trọng trong việc tổ chức và duy trì thông tin của một tổ chức hoặc doanh nghiệp. Điều này bao gồm việc quản lý văn bản đi; quản lý văn bản đến và giao nhiệm vụ thực hiện văn bản; lưu trữ, quản lý, tìm kiếm và chia sẻ văn bản điện tử một cách hiệu quả. Dưới đây là một số cách để quản lý văn bản điện tử:
Tìm hiểu thêmTìm hiểu thêm
Đặt hàng trực tuyến
Giới thiệu tổng quan

Các Giai đoạn Triển khai

01 Tiếp nhận yêu cầu khách hàng

idas tiếp nhận yêu cầu của khách hàng bao gồm: Tên đơn vị; người liên hệ; số điện thoại; email .... và các thông tin khác, các yêu cầu của khách hàng về sản phẩm ISO điênj tử như: Tiêu chuẩn ISO nào khách hàng đang mong muốn; có tích hợp tiêu chuẩn nào khác không? Các yêu cầu của khách hàng về chất lượng sản phẩm. Ví dụ: Mong muốn quy trình chặt chẽ ở các hoạt động nào? ví dụ: Quản lý khách hàng? Đánh giá thỏa mãn khách hàng? Quá trình sản xuất? Quá trình quản lý nhân sự ....?
Chi tiết quy trìnhChi tiết quy trình

02 Tư vấn khách hàng lựa chọn gói sản phẩm

Căn cứ vào nhu cầu của khách hàng idas tiến hành tư vấn sử dụng cho từng tính năng của sản phẩm. Ví dụ như sau: Khách hàng có thể lựa chọn sản phẩm với tính năng quản lý nhân sự thì ở mức 1 sao; nhưng tuyển dụng thì cần 3 sao hoặc quản lý sản xuất và cung cấp dịch vụ thì 4 sao; đánh gia sthỏa mãn khách hàng thì chọn 5 sao .... Khách hàng có quyền lựa chọn các tính năng của sản phẩm và tư vấn có trách nhiệm hướng dẫn giải thích để khách hàng lựa chọn sản phẩm một cách thuậ lợi nhất
Chi tiết quy trìnhChi tiết quy trình

03 Dùng thử sản phẩm ISO điện tử - idas

Khách hàng có thể được cấp quyền và tiên shành sử dụng sản phẩm ISO điện tử idas cho hoạt đọng của mình, idas sẽ tiến hành hỗ trợ để người dùng thực hiện sao cho đap sứng được yêu cầu. Tuy nhiên để dùng thử khách hàng có thể nhập các thông tin cần thiết như: Tên đơn vị; logo đơn vị; cơ cấu tổ chức nhân sự; một số nhân sự dùng thử sản phẩm ... idas sẽ phân công người hỗ trợ khách hàng để đảm bảo được các thông tin cần thiết
Chi tiết quy trìnhChi tiết quy trình

04 Ký kết hợp đồng với khách hàng

Khách hàng sau khi dùng thử và được hỗ trợ từ idas, nếu khách hàng lựa chọn dịch vụ của idas thì triển khai ký kết hợp đồng. Sản phẩm idas cung cấp là sản phẩm online hoặc ofline ( Bản online là bản khách hàng có thể sử dụng sản phẩm trực tuyến trên hệ thống máy chủ của idas/ còn bản ofline là bản được cài đặt trực tiếp tại máy chủ của khách hàng)
Chi tiết quy trìnhChi tiết quy trình

05 idas triển khai cung cấp dịch vụ

idas triển khai dịch vụ cung cấp cho khách hàng bằng việc cấp tài khoản cho khách hàng và hướng dẫn khách hàng triển khai các dịch vụ này nhằm đảm bảo yêu cầu của tiêu chuẩn ISO 9001; ISO 14001; ISO/IEC 27001 .... tiêu chuẩn khách hàng mong muốn hoặc tiêu chuẩn tích hợp. Các công việc idas triển khai bằng các công đoạn sau:
Chi tiết quy trìnhChi tiết quy trình

06 idas triển khai thực hiện tư vấn trực tiếp ( khi khách hàng yêu cầu)

Căn cứ vào yêu cầu của khách hàng, idas triển khai tư vấn trực tiếp tại khách hàng nhằm đảm bảo các yêu cầu khách hàng khi khách hàng mong muốn idas triển khai tại hiện trường như: tổ chức đánh giá nội bộ; tổ chức đánh giá trước khi tổ chức chứng nhận đánh giá hoặc triển khai tư vấn các yêu cầu của tiêu chuẩn ISO tại cơ sở của khách hàng .....
Chi tiết quy trìnhChi tiết quy trình
HÃY SỬ DỤNG SẢN PHẨM DỊCH VỤ idas NGAY !

Rất nhiều Khách Hàng đã lựa chọn Hệ thống quản lý văn bản (i-Office)

Tìm hiểu thêm

Sản Phẩm Liên Quan

Hệ thống quản lý xe ( i- FMB)

Hệ thống quản lý xe ( i- FMB)

Module quản lý xe của idas ( i- FMB) -- "Fleet Management in Business".-- được idas xây dựng nhằm quản lý toàn bộ xe của tổ chức bao gồm: Xe hàng; xe vận chuyển; xe hàng, xe con đưa đón lãnh đạo và các loại xe khác ... việc quản lý bao gồm: Danh mục xe; các thông tin liên quan; người vận hành; điều hành xe; kiểm soát bảo trì bảo dưỡng xe và các tính năng khác
Đặt hàng trực tuyến