IDAS triển khai gói thầu ISO điện tử tại Công ty Xăng dầu B12 – đơn vị thuộc Tập đoàn Xăng dầu Việt Nam (Petrolimex), góp phần số hóa hệ thống quản lý, chuẩn hóa quy trình và nâng cao hiệu quả quản trị trên nền tảng dữ liệu.

Dự án tiếp tục khẳng định định hướng của IDAS trong việc đưa các hệ thống quản lý ISO từ phương thức quản lý tài liệu truyền thống sang ISO điện tử – quản lý quy trình – dữ liệu – tự động hóa và AI, phù hợp với yêu cầu chuyển đổi số của các doanh nghiệp lớn.

ISO điện tử – từ quản lý tài liệu đến quản trị doanh nghiệp

Đối với doanh nghiệp hoạt động trong lĩnh vực xăng dầu, hệ thống quản lý đòi hỏi khả năng kiểm soát chặt chẽ từ tài liệu, hồ sơ, quy trình, công việc đến rủi ro và bằng chứng thực hiện.

Với nền tảng ISO điện tử của IDAS, các yêu cầu của hệ thống quản lý được từng bước số hóa và đưa vào hoạt động thực tế.

Thay vì tài liệu ISO được lưu trữ phân tán hoặc chỉ được sử dụng khi đánh giá, hệ thống hướng tới việc đưa ISO trở thành một phần của hoạt động quản trị hằng ngày:

Quy trình → Công việc → Người thực hiện → Hồ sơ → Bằng chứng → Dữ liệu → Đánh giá → Cải tiến.

Số hóa hệ thống quản lý tại Công ty Xăng dầu B12

Trong phạm vi gói thầu, IDAS triển khai nền tảng ISO điện tử nhằm hỗ trợ Công ty Xăng dầu B12 từng bước quản lý tập trung và số hóa các hoạt động của hệ thống quản lý.

Các nhóm chức năng trọng tâm có thể bao gồm:

• Quản lý hệ thống tài liệu và quy trình;
• Quản lý hồ sơ và bằng chứng điện tử;
• Quản lý mục tiêu, chỉ tiêu và kế hoạch thực hiện;
• Quản lý rủi ro và cơ hội;
• Quản lý đánh giá nội bộ;
• Quản lý sự không phù hợp và hành động khắc phục;
• Quản lý họp xem xét của lãnh đạo;
• Theo dõi công việc và trách nhiệm thực hiện;
• Kiểm soát yêu cầu pháp luật và tài liệu bên ngoài;
• Tổng hợp dữ liệu phục vụ báo cáo và ra quyết định.

Thông qua đó, lãnh đạo và các đơn vị có thể theo dõi tình trạng thực hiện trên cùng một môi trường quản lý thay vì phải tổng hợp thông tin từ nhiều hồ sơ và công cụ riêng biệt.

Chuẩn hóa quy trình để tạo dữ liệu chất lượng

Theo định hướng của IDAS, chuyển đổi số không đơn thuần là chuyển tài liệu giấy thành file điện tử.

Muốn ứng dụng dữ liệu và AI hiệu quả, doanh nghiệp trước hết cần có quy trình chuẩn, trách nhiệm rõ ràng và dữ liệu có cấu trúc.

Vì vậy, mô hình ISO điện tử được IDAS phát triển theo chuỗi:

Tiêu chuẩn → Quy trình → Trách nhiệm → Thực hiện → Bằng chứng → Dữ liệu → KPI → Cải tiến.

Khi mỗi hoạt động được thực hiện trên quy trình và để lại bằng chứng số, doanh nghiệp từng bước hình thành nguồn dữ liệu quản trị có chất lượng.

Đây chính là nền tảng quan trọng để tiến tới tự động hóa và AI.

Từ Digitization đến AI

IDAS định hướng lộ trình chuyển đổi số hệ thống quản lý theo 5 bước:

Digitization → Automation → Integration → Data → AI

Digitization: Số hóa tài liệu, hồ sơ và thông tin quản lý.

Automation: Chuyển các quy trình quản lý sang workflow điện tử, tự động giao việc, nhắc việc và kiểm soát tiến độ.

Integration: Từng bước kết nối ISO điện tử với các hệ thống quản trị và nguồn dữ liệu khác của doanh nghiệp.

Data: Chuẩn hóa và khai thác dữ liệu hình thành trong quá trình vận hành.

AI: Ứng dụng AI để hỗ trợ tìm kiếm, tổng hợp, phân tích, cảnh báo và hỗ trợ ra quyết định.

Như vậy, ISO điện tử không phải điểm kết thúc mà là hạ tầng quản trị ban đầu để doanh nghiệp hình thành dữ liệu và tiến tới quản trị thông minh bằng AI.

Hướng tới hệ thống quản lý được vận hành thực chất

Một trong những mục tiêu của IDAS khi triển khai ISO điện tử là giải quyết khoảng cách giữa “hệ thống ISO được xây dựng” và “hệ thống ISO được vận hành thực tế”.

Khi quy trình được số hóa, mỗi nhiệm vụ đều có người chịu trách nhiệm, thời hạn và bằng chứng thực hiện. Các vấn đề không phù hợp có thể được ghi nhận, phân công xử lý và theo dõi đến khi hoàn thành.

Lãnh đạo có thể sử dụng dữ liệu trên hệ thống để đánh giá:

Mục tiêu nào đang chậm?
Công việc nào chưa hoàn thành?
Rủi ro nào cần xử lý?
Điểm không phù hợp nào chưa khắc phục?
Quy trình nào đang phát sinh vấn đề?
Đơn vị nào cần được cải tiến?

ISO vì vậy từng bước chuyển từ “hệ thống tài liệu” thành “hệ thống điều hành và cải tiến”.

IDAS mở rộng ISO điện tử trong lĩnh vực năng lượng

Việc triển khai gói thầu ISO điện tử tại Công ty Xăng dầu B12 – Petrolimex tiếp tục mở rộng kinh nghiệm của IDAS trong các doanh nghiệp thuộc lĩnh vực năng lượng và hạ tầng có yêu cầu cao về quản lý, an toàn và tuân thủ.

Từ điện lực, thủy điện đến xăng dầu, IDAS đang từng bước xây dựng mô hình:

ISO + QUY TRÌNH + DỮ LIỆU + AI

Trong đó, tiêu chuẩn ISO tạo ra khung quản trị; quy trình tạo ra phương thức vận hành; quá trình vận hành tạo ra dữ liệu; và dữ liệu chất lượng tạo nền tảng cho AI và quản trị thông minh.

IDAS – Power of Management

Thông qua dự án tại Công ty Xăng dầu B12, IDAS tiếp tục theo đuổi mục tiêu đưa ISO điện tử trở thành một nền tảng hỗ trợ doanh nghiệp chuẩn hóa – số hóa – tự động hóa – tích hợp – khai thác dữ liệu – ứng dụng AI.

Công ty TNHH Tư vấn Chất lượng và Phát triển Công nghệ (IDAS)

ISO điện tử | Chuyển đổi số | Quy trình số | Quản trị tuân thủ | Dữ liệu | AI

Website: idasonline.com

IDAS – POWER OF MANAGEMENT

Chuẩn hóa quy trình – Số hóa quản trị – Hình thành dữ liệu – Hướng tới AI