ISO điện tử và nền hành chính vì dân

Công Ty TNHH Tư Vấn Chất Lượng và Phát Triển Công Nghệ Công Ty TNHH Tư Vấn Chất Lượng và Phát Triển Công Nghệ
Tiếng Việt English Japanese
ISO điện tử và nền hành chính vì dân
Ngày đăng: 08/01/2016 12:00 AM

     

    Nhược điểm của ISO bản cứng

    Hiện nay các đơn vị hành chính nhà nước đang triển khai hệ thống quản lý (QL) chất lượng theo tiêu chuẩn ISO nhằm minh bạch hóa công việc. ISO mô tả nội dung công việc, thời gian thực hiện, kết quả phải đạt được qua biểu mẫu. Để QL theo ISO, mọi vị trí trong quy trình đều phải xác nhận một cách thủ công thời điểm bắt đầu và kết thúc công việc, vì vậy mỗi loại hình công việc đều phát sinh thêm một biểu mẫu về tiến trình theo ISO. 
     

    ISO bản cứng có khối lượng giấy tờ khổng lồ
     
     

    QL theo hình thức ISO nêu trên có 4 nhược điểm chính: Thứ nhất, việc kiểm soát thông tin thủ công, chỉ những người trong quy trình mới biết được tình trạng thực hiện công việc của các công đoạn trước thông qua phiếu kiểm soát ISO; không thể tra cứu và tổng hợp thông tin về tình trạng công việc. Thứ 2, tài liệu về ISO rất nhiều, lên đến vài trăm trang, không ai có thể nhớ hết để thực hiện trong lĩnh vực của mình. Thứ 3, với một nền hành chính luôn thay đổi, nghị định và thông tư ra đời liên tục, biểu mẫu và quy trình được soạn thảo khi xây dựng ISO sẽ nhanh chóng lạc hậu, không theo kịp thực tế. Thứ tư, cơ chế kiểm soát thường xuyên và xử phạt khi không theo đúng ISO hầu như không được xây dựng và áp dụng, nên chỉ một vài tháng sau khi công bố áp dụng ISO thì tất cả lại trở về như cũ.

    Nếu có một nghiên cứu tổng hợp về kết quả áp dụng ISO trong toàn quốc, sẽ thấy ở rất nhiều đơn vị, ISO đã trở thành một cái “mác” đơn thuần chứ không còn tồn tại trong thực tế.

    ISO điện tử và vai trò của CNTT

    Ứng dụng CNTT trong QL quy trình công việc và hỗ trợ xử lý nghiệp vụ chính là hình thức ISO điện tử. Ưu điểm của hình thức này là ISO được xây dựng mặc định trong hệ thống gồm: quy trình công việc, nội dung thực hiện, thời gian quy định cho từng công đoạn; biểu mẫu được kết xuất tự động mang tính thống nhất, chuẩn hóa, không phụ thuộc vào ý muốn chủ quan của những người tham gia vào quy trình. Tiến trình công việc sẽ tự động được ghi nhận và kết xuất ra dưới hình thức biểu mẫu hoặc bảng tổng hợp. Ở bất cứ thời điểm nào, bất cứ vị trí nào, khi được phân quyền là có thể tra cứu hoặc tổng hợp thông tin chi tiết nhiều chiều, nhiều dữ kiện khác nhau. Điều đó giúp chuyên viên nắm được khối lượng và thời gian thực hiện công việc, lãnh đạo các cấp nắm được kết quả thực hiện chi tiết đến từng chuyên viên, từng phòng ban/bộ phận và cả bộ máy thuộc quyền QL của mình. 
     

    ISO điện tử thuận tiện, nhanh và dễ sử dụng
     
     

    ISO điện tử rất dễ dàng cập nhật những thay đổi về quy trình và biểu mẫu nhằm đáp ứng biến động thực tế. Khi có thay đổi, việc phổ cập quy trình mới, biểu mẫu mới được thực hiện hoàn toàn tự động. Với ISO điện tử, việc công bố thông tin cho người dân trở nên dễ dàng và hoàn toàn tự động. Người dân có thể tham gia kiểm soát chất lượng và kết quả công việc chi tiết đến từng chuyên viên.

    Trong trào lưu triển khai ISO, có những đơn vị đầu tư vài chục triệu đến cả trăm triệu cho việc xây dựng “ISO bản cứng”, cứ 6 tháng đến một năm lại mất một lượng tiền không nhỏ để xem lại và làm mới ISO mà không tính đến triển khai ISO điện tử. Một số đơn vị có đầu tư CNTT nhưng hình thức đầu tư không đồng bộ: xây dựng “ISO bản cứng” sau đó triển khai ứng dụng CNTT bằng cách mô phỏng “ISO bản cứng” (mô phỏng thủ công), làm giảm tính ưu việt của CNTT và phải đầu tư 2 lần. Lẽ ra, CNTT cần tham gia ngay từ đầu khi xây dựng ISO, nhằm giảm bớt công đoạn theo quy trình thủ công, đơn giản hóa các biểu mẫu và tăng cường năng lực kiểm soát thông qua hình thức tra cứu báo cáo điện tử, tăng cường khả năng công khai thông tin đến người dân và doanh nghiệp.

    ISO điện tử có thể phân thành 2 dạng. Dạng thứ nhất là các quy trình công việc ổn định trong một thời gian nhất định, liên quan đến nhiều phòng ban/bộ phận, có sự tham gia của nhiều người. Trong những quy trình này, mỗi phòng ban/bộ phận tham gia những công việc thường xuyên và ổn định, có quy định thời gian thực hiện trong từng công đoạn. 

    Đối với dạng này, quy trình tương đối ổn định, chỉ thay đổi khi có quy định, thông tư mới, phù hợp áp dụng giải quyết thủ tục hành chính ở các phường/xã, quận/huyện, hoặc các sở. 

    Thứ hai là dạng công việc phát sinh và được phân thực hiện theo thời gian. Khi phát sinh công việc thì xây dựng quy trình và triển khai vận hành theo quy trình. Dạng thứ hai hợp với những đơn vị QL công việc theo đầu việc phát sinh. 

    Khắc phục thói quen thủ công

    Để triển khai ISO điện tử, cần đầu tư hạ tầng kỹ thuật CNTT về mạng và phần cứng. Việc đầu tư tùy theo năng lực tài chính của từng đơn vị. Với những đơn vị có khả năng tài chính thì có thể triển khai vận hành ISO điện tử đến từng cán bộ, công chức. Với những đơn vị khả năng tài chính còn hạn chế thì chỉ cần đầu tư đến phòng ban/bộ phận là có thể triển khai ISO điện tử. Việc đầu tư có thể phân thành giai đoạn phù hợp với tình hình thực tế của từng đơn vị.

    Cần nhận thức rằng, ISO bản cứng hay ISO điện tử thì con người vẫn là thành phần quyết định chính để hệ thống vận hành theo ISO. Với ISO bản cứng, mỗi người tham gia trong quy trình cần phải ký xác nhận ngày nhận và ngày kết thúc công việc. Với ISO điện tử, họ phải thực hiện thao tác xác nhận công việc đã hoàn thành. Việc thao tác trong phần mềm thực sự đơn giản và nhanh hơn rất nhiều so với ghi nhận trên phiếu kiểm soát ISO. Tuy nhiên, thói quen thủ công là một cản trở lớn khi bắt đầu triển khai ISO điện tử. Mặt khác, nếu chỉ trông đợi tinh thần tự giác của mỗi vị trí trong quy trình thì chắc chắn ISO sẽ không thể duy trì. Triển khai ISO dù điện tử hay bản cứng cũng đòi hỏi tính kiểm soát và các chế tài nhằm đảm bảo bộ máy vận hành theo các tiêu chuẩn ISO.

     

    Tự hào cung cấp dịch vụ cho hàng ngàn doanh nghiệp
    286+

    Doanh nghiệp 100% vốn nước ngoài

    36+

    Tổng công ty và tập đoàn

    2300+

    Doanh nghiệp vừa và nhỏ

    Ý Kiến khách hàng

    Khách hàng nói về Chúng tôi

    Rubi là một Công ty gia công phân fmềm có trụ sở chính tại Nhật bản và tại Việt nam có trụ sở tại Đà nẵng và Hà nội... sau một thời gian lựa chọn đơn vị cung cấp dịch vụ tư vấn chất lượng và ATTT theo ISO 9001:2015 và ISO/IEC 27001:2013 chúng tôi quyết định lựa chọn idas vì là một đơn vị có rất nhiều kinh nghiệm triển khai thực hiện hoạt động tư vấn này ... Sau khi triển khai chúng tôi đánh giá sự lựa chọn của chúng tôi là đúng đắn và idas đã giúp chúng tôi nhìn nhận ISO một cách có hệ thống... Xin cám ơn idas
    Ông Yamazaki - Trưởng phòng phát triển

    Ông Yamazaki - Trưởng phòng phát triển Ông Yamazaki - Trưởng phòng phát triển - Công ty RUBY Việt nam

    Cám ơn idas đã triển khai đào tạo và tư vấn thành công dự án tư vấn ATTT theo ISO/IEC 27001:2013, các chuyên gia của idas triển khai có trách nhiệm và nhiệt tình ... Chúc idas thành công
    Ông Khương Thế Anh - Giám đốc HPCSONLA

    Ông Khương Thế Anh - Giám đốc HPCSONLA Giám đốc - Công ty Thủy điện Sơn La ( EVNHPCSONLA)

    Trong quá trinh ftriển khai chuyển đổi số của Tổng Công ty điện lực Thành phố Hồ Chí Minh (EVNHCMC) và 24 đơn vị trực thuộc chúng tôi đã nhận được sự tư vấn và đánh giá nhiệt tình và thẳng thắn của Công ty idas và kết quả EVNHCMC đã triển khai thành công và đạt được là doanh nghiệp số đầu tiên của cả nước Qua đây chúng tôi xin trân thành cám ơn sự quan tâm hợp tác của idas và xin chúc idas liên tục và phát triển ....
    Ông Luân Quốc Hưng - PTGD EVNHCMC

    Ông Luân Quốc Hưng - PTGD EVNHCMC Phó tổng giám đốc - Tổng Công ty điện lực TP.HCM

    “ Qua quá trình tìm hiểu và nghiên cứu về việc triển khai áp dụng các tiêu chuẩn ISO tại doanh nghiệp, Ominext đã tin tưởng và lựa chọn iDAS là đơn vị tư vấn và đào tạo. Với đội ngũ chuyên gia có bề dày kinh nghiệm trong lĩnh vực tư vấn và đào tạo, đặc biệt là trong lĩnh vực CNTT, iDAS đã giúp Ominext xác định được các vấn đề còn tồn tại trong doanh nghiệp. Cùng với sự nhiệt huyết, tận tình và chuyên nghiệp của các chuyên gia iDAS, chỉ trong thời gian ngắn Ominext đã xây dựng được hệ thống các tiêu chuẩn đánh giá và đưa vào áp dụng, nâng cao hiệu quả sản xuất kinh doanh cũng như công tác quản lý tại doanh nghiệp. ”
     Bà. Đào Minh Phượng

    Bà. Đào Minh Phượng Phó trưởng ban Chất lượng & ISMS - Công Ty Cổ Phần Ominext

    “ Trong quá trình xây dựng hệ thống ISO, bên tư vấn iDAS rất chuyên nghiệp và nhiệt tình hỗ trợ cho chúng tôi, nhất là các chuyên gia của iDAS có năng lực cao, giúp cho chúng tôi cải tiến được hiệu quả nội bộ, xác định được rủi ro để vận hành đúng theo tiêu chuẩn ISO/IEC 27001:2013... ”
     Ông. Tô Hải Sơn

    Ông. Tô Hải Sơn Chủ tịch hội đồng quản trị - Công ty NTQ Solution

    Qua tìm hiểu được biết đến Công ty idas qua quá trình làm việc chúng tôi cảm nhận được niềm tin từ ban lãnh đạo đến các chuyên gia chính vì vậy chúng tôi quyết định đề xuất lựa chọn dịch vụ tư vấn xây dựng hệ thống ATTT theo ISO/IEC 27001 .. trong quá trình triển khai tại các địa điểm Hà nội và Hồ Chí Minh, idas rất nhiệt tình và giúp chúng tôi có cách nhìn hệ thống ATTT một cách có hệ thống và triển khai dự án đúng tiến độ ... Chúng tôi trân thành cám ơn idas nhiều
    Ông. Lê Quang Hưng - Ban CNTT

    Ông. Lê Quang Hưng - Ban CNTT Ban CNTT - Công ty DAIKIN Air Conditioning Việt nam

    “ Là một công ty chuyên cung cấp phần mềm với 100% vốn đầu tư từ Nhật bản sau khi sử dụng dịch vụ iDAS về ANTT(ISMS) phù hợp tiêu chuẩn ISO/IEC 27001:2013 chúng tôi đánh giá rất cao về tính chuyên nghiệp cũng như sự hiểu biết của các chuyên gia iDAS đã giúp chúng tôi rất nhiều về những kiến thức bảo mật và an toàn thông tin để chúng tôi phòng ngừa được các mối nguy cho sự phát triển của FRAMGIA. Cám ơn iDAS ”
     Ông. Chu Anh Tuấn - Trưởng ban ISMS

    Ông. Chu Anh Tuấn - Trưởng ban ISMS Trưởng Ban An Ninh Thông tin - Công ty TNHH Framgia Việt Nam

    Được biết đến idas thông qua bạn bè và các đối tác chúng tôi đã liên hệ với idas và triển khai tích hợp 02 hệ thống ISO 9001 tích hợp với ISO/IEC 27001... trong quá trình triển khai tôi thấy icác chuyên gia idas có chuyên môn tốt và nhiệt tình giúp cho chúng tôi xây dựng được các quy trình cũng như cách nhìn một cách có hệ thống... Chúng tôi xin trân thành cám ơn idas và các chuyên gia tư vấn đã hỗ trợ chúng tôi nhận được chứng chỉ này
    Ông TSUCHIHASHI KAZUHIRO

    Ông TSUCHIHASHI KAZUHIRO Tổng giám đốc - Công ty WBC Việt nam

    “ Qua quá trình tìm hiểu thông tin về các đơn vị triển khai dịch vụ tư vấn và đào tạo tiêu chuẩn ISO chúng tôi đã quyết định chọn iDAS là đối tác tư vấn và triển khai hệ thống ISO cho Rikkeisoft. Với kinh nghiệm dày dặn trong công tác tư vấn triển khai tiêu chuẩn ISO, các chuyên gia của iDAS đã giúp chúng tôi xác định được vấn đề đang tồn tại trong tổ chức, xây dựng kế hoạch và biện pháp cải tiến. Các chuyên gia của iDAS đã không chỉ nhiệt tình và sát sao trong quá trình tư vấn triển khai xây dựng hệ thống, đối với quá áp dụng và cải tiến, chúng tối cũng luôn nhận được sự hỗ trợ nhiệt tình khi gặp khó khăn và được các chuyên gia cập nhật kiến thức khi có tiêu chuẩn mới. ”
    Ông Hà Huy Luân

    Ông Hà Huy Luân Trưởng ban An ninh Thông tin - Công ty TNHH Rikkei soft

    Đồng hành cùng idas

    Đối tác của IDAS