Module quản lý hồ sơ (i-REC) do idas phát triển đảm bảo phù hợp theo các yêu cầu tiêu chuẩn ISO trong đó bao gồm các tính năng như: Quản lý hồ sơ của các đơn vị, phòng ban .... phân loại hồ sơ; quản lý thời gian lưu trữ hồ sơ; hủy hồ sơ; phân quyền hồ sơ truy cập .... cụ thể bao gồm những tính năng như sau
Tính năng:
- Phân loại và tổ chức: Cho phép phân loại và tổ chức hồ sơ theo các tiêu chuẩn và quy định của ISO, bao gồm các danh mục, thư mục, và thẻ phù hợp.
- Quản lý thư mục hồ sơ: Theo dõi và quản lý các thư mục hồ sơ của các phòng ban đơn vị, của hồ sơ để đảm bảo tính nhất quán và tuân thủ các yêu cầu của ISO.
- Quản lý thời gian lưu trữ và hủy bỏ hồ sơ: Quản lý thời gian lưu trữ hồ sơ; và hủy bỏ hồ sơ khi hết hạn; biên bản hủy hồ sơ; vị trí lưu trữ hồ sơ theo đúng yêu cầu ISO quy định
- Kiểm soát và định dạng mức độ mật hồ sơ: Quản lý mức độ mật của hồ sơ theo đúng yêu cầu tiêu chuẩn an toàn thông tin ISO/IEC 27001 quy định
- Kiểm soát quyền truy cập: Xác định và kiểm soát quyền truy cập vào hồ sơ để đảm bảo rằng chỉ những người được ủy quyền mới có thể truy cập và chỉnh sửa thông tin.
- Bảo mật và bảo vệ thông tin: Đảm bảo tính bảo mật của thông tin trong hồ sơ và tuân thủ các quy định về bảo mật dữ liệu theo tiêu chuẩn ISO.
- Báo cáo và theo dõi: Tạo báo cáo và theo dõi về việc thực hiện và tuân thủ các yêu cầu của ISO, bao gồm việc cập nhật và duy trì hồ sơ liên quan.
Lợi ích:
- Tuân thủ tiêu chuẩn: Giúp tổ chức tuân thủ các yêu cầu và quy định của ISO về quản lý hồ sơ và thông tin.
- Tăng cường hiệu suất và nhất quán: Tạo điều kiện để quản lý hồ sơ một cách hiệu quả, từ đó tăng cường hiệu suất và nhất quán trong quản lý thông tin.
- Giảm rủi ro và chi phí: Giảm thiểu rủi ro liên quan đến việc không tuân thủ các yêu cầu của ISO và giảm thiểu chi phí liên quan đến việc xử lý và sửa đổi các hồ sơ không đúng tiêu chuẩn.
- Nâng cao uy tín và tin cậy: Tăng cường uy tín và tin cậy của tổ chức thông qua việc quản lý hồ sơ theo tiêu chuẩn ISO, từ đó tạo niềm tin và lòng tin từ phía khách hàng và đối tác.
- Hỗ trợ trong việc đánh giá và cải thiện liên tục: Cung cấp thông tin và dữ liệu để đánh giá và cải thiện liên tục quy trình và hoạt động của tổ chức theo tiêu chuẩn ISO.
Một số tính năng của phân hệ ISO điện tử của idas đang cung cấp sản phẩm và dịch vụ
1- Thiết lập nhóm hồ sơ
Thiết lập thông tin nhóm hồ sơ nhằm phân loại hồ sơ theo từng nhóm, dễ dàng quản lý và tìm kiếm hồ sơ.
2- Cập nhật hồ sơ
Sau khi thiết lập nhóm hồ sơ, thực hiện cập nhật các hồ sơ theo các nhóm đã tạo. Cần cập nhật đúng thời gian lưu trữ để quản lý chính xác hồ sơ. Ngoài ra, các hồ sơ còn có thể được tạo ra từ các công việc cũng sẽ được lưu trữ ở danh sách hồ sơ.
3- Hủy hồ sơ hết hạn
Khi hồ sơ hết hạn lưu trữ như đúng thông tin cập nhật, sẽ được chuyển vào danh sách hồ sơ đến hạn hủy. Ở đây, người quản lý hồ sơ sẽ chọn ra các hồ sơ cần hủy và hủy hố sơ hết hạn, khi đó các hồ sơ sẽ không còn được hiển thị ở danh sách hồ sơ.
4- Thống kê phân tích dữ liệu
Hệ thống sẽ thống kê và phân tích toàn bộ các dữ liệu về các loại hồ sơ của tổ chức.
Và còn nhiều tính năng khác - Chi tiết xin liên hệ với idas để được tư vấn...
