5.2.1 Thiết lập bối cảnh
• Lãnh đạo cao nhất của đơn vị có trách nhiệm xác định và thiết lập các bối cảnh sản xuất để lựa chọn các công cụ, hoạch định kế hoạch thực hiện.
• Lãnh đạo phải xác định được các vấn đề từ khu vực, môi trường luật pháp, thị trường kinh tế phạm vi trong và ngoài khu vực (Vấn đề bên ngoài đơn vị) đồng thời xem xét các yếu tố từ hoạt động, giá trị và nguồn lực của đơn vị (vấn đề bên trong đơn vị) có tác động đến khả năng đạt được kết quả mong muốn của hệ thống quản lý.
• Lãnh đạo đơn vị có trách nhiệm điều khiển và kiểm soát việc thiết lập bối cảnh trên hệ thống iDAS.
• Các thiết lập trên hệ thống iDAS bao gồm các thiết lập: Chính sách, Luật định, Quy định, Bảng tin nội bộ.
1) Chính sách
• Chính sách được thiết lập nhằm mục đích định hướng đường lối, phương hướng dẫn dắt trong hoạt động trong khi phân bổ các nguồn lực.
• Thực hiện thiết lập chính sách trên iDAS theo tài liệu hướng dẫn trên hệ thống HD-iDAS –TC-03-03 theo đúng thực tế tại đơn vị.
2) Luật định
• Lãnh đạo cao nhất của đơn vị trực tiếp điều kiển, kiểm soát các phòng ban thiết lập bối cảnh thông qua luật định - luật pháp hay quy phạm pháp luật của nhà nước, hay nguyên tắc tắc từ các yêu cầu, đơn vị khác.
• Lãnh đạo đơn vị, phòng ban có trách nhiệm thiết lập trên hệ thống iDAS các luật định áp dụng chung cho toàn bộ đơn vị hoặc luật định riêng của phòng ban thiết lập và áp dụng.
3) Quy định
• Lãnh đạo cao nhất của đơn vị trực tiếp điều kiển, kiểm soát các phòng ban thiết lập bối cảnh thông qua luật định - luật pháp hay quy phạm pháp luật của nhà nước, hay nguyên tắc tắc từ các yêu cầu, đơn vị khác.
• Lãnh đạo đơn vị, phòng ban có trách nhiệm thiết lập trên hệ thống iDAS các quy định áp dụng chung cho toàn bộ đơn vị hoặc quy định riêng của phòng ban thiết lập.
4) Bảng tin nội bộ
• Lãnh đạo đơn vị kiểm soát các phòng ban thiết lập bảng tin nội bộ trên hệ thống iDAS theo các thông tin, vấn đề liên quan tới bối cảnh bên trong và bên ngoài đơn vị, phòng ban.
• Lãnh đạo đưa ra yêu cầu các phòng ban thiết lập các bản tin với các thông tin trong quá trình hoạt động của phòng ban, đơn vị.
• Các phòng ban có trách nhiệm thiết lập bản tin hoạt động trên hệ thống theo tài liệu hướng dẫn HD-iDAS –TC-03-06 trên hệ thống.
5.2.2 Xem xét
• Lãnh đạo đơn vị cần dựa trên điểm mạnh, điểm yếu của đơn vị để xem xét các thiết lập bối cảnh có tác động tới vị thế và tiềm lực phát triển của đơn vị.
• Lãnh đạo cao nhất của tổ chức có trách nhiệm xem xét lại các thiết lập về bối cảnh trên hệ thống iDAS và cập nhật các thông tin về lựa chọn áp dụng thực thi cho toàn bộ các phòng ban, đơn vị.
1) Chính sách
• Lãnh đạo cao nhất của đơn vị có trách nhiệm cập nhật các quyết định áp dụng hay không áp dụng trên hệ thống.
• Hoặc thực hiện các điều chỉnh thông tin áp dụng của chính sách trên hệ thống iDAS theo hoạt động thực tế áp dụng tại đơn vị.
2) Luật đinh
• Lãnh đạo đơn vị có trách nhiệm quản lý và điều khiển các quyết định thay đổi việc thực thi áp dụng luật định trong đơn vị và đánh giá việc thực thi luật định tại các phòng ban trên hệ thống iDAS theo đúng hoạt động thực tế.
• Các bước thực hiện các thao tác quản lý điều chỉnh luật định được hệ thống hỗ trợ - tài liệu HD-iDAS –TC-03-04
3) Quy đinh
• Lãnh đạo đơn vị có trách nhiệm quản lý và điều khiển các quyết định thay đổi việc chấp hành thực hiện quy định trong đơn vị và đánh giá việc thực hiện tại các phòng ban trên hệ theo tài liệu HD-iDAS –TC-03-05
5.2.3 Triển khai các quy trình
• Lãnh đạo đơn vị có trách nhiệm đưa ra mục tiêu phát triển cho đơn vị dựa trên các chính sách đang được áp dụng và thực thi tại đơn vị.
• Lãnh đạo đơn vị có trách nhiệm quản lý đưa ra các yêu cầu theo hoạt động của các phòng ban trên hệ thống iDAS theo đúng quy trình quản lý chất lượng theo mục tiêu – tài liệu QT - iDAS -CL-11
• Các phòng ban sau khi nhân được các yêu cầu từ lãnh đạo trên hệ thống , thực hiện các bước thiêt lập triển khai các quy trình thực hiện trên hệ thống iDAS theo quy trình quản lý công việc –tài liệu QT - iDAS -CVi-13
5.2.4 Kiểm tra, đánh giá
• Theo định kỳ, lãnh đạo có trách nhiệm kiểm tra quá trình triển khai thực hiện các quy trình tại từng phòng ban trên hệ thống iDAS.
• Lãnh đạo đơn vị tiến hành đánh giá quá trình triển khai thực hiện mục tiêu của đơn vị đồng thời đánh giá việc thực thi các luật định và quy định tại các phòng ban trên hệ thống iDAS theo tài liệu hướng dẫn trên hệ thống.
Nếu hoạt động triển khai thực hiện các quy trình và thực thi luật đinh, quy định tại các phòng ban đều đạt được các tiêu chí đặt ra. Lãnh đạo đơn vị cần thông báo tới phòng ban duy trì được hiệu suất hoạt động và phát huy được hiệu quả, năng suất của công việc hoặc lưu lại hồ sơ thực hiện.
Nếu hoạt động triển khai thực hiện các quy trình và thực thi luật đinh, quy định tại các phòng ban đều đạt được các tiêu chí đặt ra.
Lãnh đạo đơn vị cần đưa ra được mức độ không đạt của phòng ban tương ứng với từng nội dung đánh giá là “điểm nặng(M), điểm nhẹ(m), điểm lưu ý(OBS) ” và đưa ra các yêu cầu tới các bộ phận thực hiện các hành động khắc phục.
