Module quản lý tài liệu (i-DOC) của idas được xây dựng phù hợp theo tiêu chuẩn ISO đã ban hành như: Việc quản lý danh mục tài liệu, xây dựng tài liệu tự động, phân phối tài liệu, quản lý phiên bản tài liệu nội bộ và bên ngoài của Tổ chức
Tính năng:
- Phân loại và tổ chức: Cho phép phân loại tài liệu theo tiêu chuẩn ISO và tổ chức theo các tiêu chuẩn mà doanh nghiệp lựa chọn như: ISO 9001; ISO/IEC 27001; ISO 14001; ISO 45001 .....
- Quản lý xây dựng và định dạng tài liệu: Cho phép lựa chọn hình thức tài liệu; nội dung tài liệu, quản lý hình thức tài liệu và người soạn thảo; kiểm tra; phê duyệt .....
- Quản lý phiên bản: Theo dõi và quản lý các phiên bản của tài liệu theo tiêu chuẩn ISO để đảm bảo tính nhất quán và tuân thủ. của các phiên bản tài liệu ban hành lần 01;02;03 ....
- Theo dõi lấy ý kiến và phê duyệt tài liệu: Theo dõi và lấy ý kiến đóng góp của toàn bộ nhân sự của tổ chức, tổng hợp và sửa đổi tài liệu cùng việc trình tài liệu phê duyệt và ban hành tài liệu
- Quản lý tài liệu nội bộ và tài liệu bên ngoài: Quản lý tài liệu nội bộ và tài liệu bên ngoài của tổ chức theo đúng điều khoản 7.5 của tiêu chuẩn ISO quy định
- Bảo mật và quản lý quyền truy cập: Xác định và kiểm soát quyền truy cập vào các tài liệu để đảm bảo rằng chỉ những người được ủy quyền mới có thể truy cập vào thông tin nhạy cảm.
- Báo cáo và theo dõi: Tạo báo cáo và theo dõi về việc thực hiện và tuân thủ tiêu chuẩn ISO, bao gồm việc cập nhật và duy trì các tài liệu liên quan.
Lợi ích:
- Tuân thủ tiêu chuẩn: Giúp tổ chức tuân thủ các tiêu chuẩn ISO như ISO 9001; ISO 14001; ISO/IEC 27001; ISO 45001 ..... về quản lý tài liệu và quy trình làm việc, từ đó tăng cường uy thế và tin cậy.
- Tăng cường hiệu suất và nhất quán: Tạo điều kiện để quản lý tài liệu một cách hiệu quả, từ đó tăng cường hiệu suất và nhất quán trong quản lý thông tin.
- Giảm rủi ro và chi phí: Giảm thiểu rủi ro liên quan đến việc không tuân thủ tiêu chuẩn ISO và giảm thiểu chi phí liên quan đến việc xử lý và sửa đổi các tài liệu không đúng tiêu chuẩn.
- Nâng cao chất lượng dịch vụ và sản phẩm: Giúp cải thiện quy trình làm việc và chất lượng sản phẩm hoặc dịch vụ thông qua việc tăng cường quản lý tài liệu và quy trình làm việc.
- Hỗ trợ trong việc đánh giá và cải thiện liên tục: Cung cấp thông tin và dữ liệu để đánh giá và cải thiện liên tục các quy trình và hoạt động của tổ chức theo tiêu chuẩn ISO.
Một số tính năng của phân hệ ISO điện tử của idas đang cung cấp sản phẩm và dịch vụ
1- Cập nhật thông tin tài liệu
Tạo các thông tin cơ bản của tài liệu để quản lý, phân loại và tìm kiếm nhanh chóng tài liệu trong tổ chức.
2- Soạn thảo nội dung tài liệu
Sau khi thông tin về tài liệu đã được thiết lập, người được phân công sẽ soạn thảo nội dung chi tiết các mục trong tài liệu theo yêu cầu.
Với các tài liệu quy trình sẽ được trực tiếp chọn quy trình đã được xây dựng động ở module quản lý quy trình và diễn giải lưu đồ cũng được tự động hiển thị đúng với nội dung khi thiết lập các công đoạn trong quy trình đó.
3- Phân phối tài liệu
Sau khi hoàn thành soạn thảo tài liệu, người soạn thảo sẽ phân phối tài liệu đến các đơn vị, phòng ban hoặc đến chính xác đến nhân sự liên quan để góp ý chỉnh sửa tài liệu. Sau khi tài liệu được duyệt thì những phòng ban/ nhân sự được phân phối cũng chính là những đối tượng được phép xem và sử dụng tài liệu này.
4- Góp ý và sửa đổi tài liệu
Những nhân sự được phân phối tài liệu đến sẽ nhận được thông báo và xem được tài liệu đã được phân phối đến mình. Khi đó họ sẽ tiến hành xem xét và góp ý các nội dung sai xót hoặc chưa hợp lý của tài liệu.
Người soạn thảo sẽ nhận được tất cả các góp ý và sửa lại tài liệu theo các góp ý đó sao cho phù hợp và chính xác nhất, cho đến khi mọi người đồng ý với bản thảo tài liệu sẽ được ban hành.
5- Thống kê phân tích dữ liệu
Hệ thống sẽ thống kê và phân tích toàn bộ các dữ liệu về tài liệu của tổ chức.
Và còn nhiều tính năng khác - Chi tiết xin liên hệ với idas để được tư vấn...
